Die fortschreitende Digitalisierung und eine sich immer schneller wandelnde Wirtschaft stellt moderne Unternehmen und Organisationen heutzutage vor eine Vielzahl unterschiedlicher Herausforderungen und Prozesse, die es zu bewerkstelligen gilt. Schier unendliche Datensätze und Informationen müssen digital erfasst und sinnvoll ausgewertet werden, um die daraus resultierenden Ergebnisse effektiv einsetzen zu können. Der ökonomische Nutzwert von Wissen für Unternehmen steigt im digitalen Zeitalter zunehmend und ein effizienter Umgang mit Wissen wird immer mehr zum Erfolgsfaktor und wesentlichem Differentiator am Markt. Wenn Know-how effizient erfasst, strukturiert, kuratiert und im Unternehmen geteilt wird, verhilft es Firmen zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Ein modernes und durchgängig im Unternehmen angewandtes Wissensmanagement (engl. Knowledge Management)[1]  wird immer wichtiger und keine Firma kann es sich heute leisten wertvolles Know-how und Expertise im Unternehmen ungenutzt zu lassen. Keeeb navigiert relevantes Know-how innerhalb Ihrer Firma, sodass Mitarbeiter nie wieder bei null beginnen und jederzeit von allen relevanten Inhalten und der Expertise aller Kollegen profitieren.

Wenn vorhandenes Know-how nicht in einer Wissensdatenbank digitalisiert vorliegt oder sich auf eine Vielzahl verschiedener Systeme und Werkzeuge verteilt, kann es dem einzelnen Mitarbeiter nicht bei anstehenden Aufgaben unterstützen und dient dem Unternehmen auch nicht als entscheidender Wettbewerbsvorteil. Moderne Software im Bereich des Wissensmanagements unterstützt Sie und Ihre Angestellte dabei, vorhandenes Wissen digital zu erfassen, das gesamte digital verfügbare Firmen-Wissen effizient zu verwalten und die relevante interne Expertise allen Angestellten in der Firma einfach zur Verfügung zu stellen. Wissensmanagement Tools sollen ein Werkzeug sein, dass Sie bei allen Aktivitäten im Wissens-Kreislauf unterstützt, das heißt von der Erfassung über die Verwaltung, Strukturierung, Weiterentwicklung, Anwendung bis hin zur Aktualisierung interner Wissensbeständen.

Das übergreifende Ziel aller Knowledge Management aka Wissensmanagement Tools ist es vorhandenes Firmen-Wissen zu erfassen und besser im Unternehmen verfügbar zu machen, was die interne Kommunikation enorm vereinfacht. Dabei bringen Wissensmanagement Methoden[2]  besonders mittleren und großen Unternehmen entscheidende Vorteile, da sich in diesen Firmen hervorragendes Know-how auf zahlreiche Teams und Systeme verteilt. Firmen mit einer hohen Mitarbeiter-Fluktuation, wie zum Beispiel Agenturen und Beratungen, und Firmen, in denen in den kommenden Jahren eine signifikante Anzahl an Mitarbeiter in Ruhestand gehen wird, profitieren zusätzlich davon, dass kritisches Wissen nicht mit den Angestellten das Haus verlässt, sondern dem Unternehmen weiterhin zur Verfügung steht.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Vorteile eines Wissensmanagement Tools

Die Unterstützung durch eine moderne Wissensmanagement-Software verschafft Ihrem Unternehmen einen Mehrwert und Vorteile in den folgenden fünf Bereichen:

  1. Kontinuierliches Lernen/ Upskilling Ihrer Angestellten: Durch den Zugriff auf exzellenten internen Content und die Kollegen, die diesen entwickelt und mehrfach mit Kunden erprobt haben, lernen Angestellte von echten Experten, mit direktem Bezug zu Ihrem Job und oft auch Dinge für die es am freien Markt (noch) gar keine Trainings oder Fortbildungs-Maßnahmen gibt. Das Ganze finde dazu bedarfsgerecht genau dann statt, wenn das neue Know-how/die neue Fertigkeit benötigt wird, sodass das Gelernte im Anschluss direkt angewandt wird und sich damit auch besser einprägt. Zusätzlich stehen dem Angestellten mit dem internen Experten ein potenzieller Ratgeber und Coach zur Seite.
  2. Effizientere Teams und eine höhere Qualität: Können Angestellte direkt auf relevanten Dokumente zugreifen und einfach vorherige Ergebnisse finden, auf denen sie mit ihrer Arbeit aufbauen können, dann sparen sie viel Zeit bei der Suche und für unnötige Doppelarbeit ein. Auf bestehenden Ergebnissen aufzubauen und von der Erfahrung ihrer Kollegen zu profitieren, ermöglicht es Angestellten schnell Ergebnisse in einer höheren Qualität und mit einem höheren Mehrwert zu liefern, im Vergleich dazu, wenn Sie die Aufgabe allein erfüllt und bei null begonnen hätten.
  3. Schnellere und bessere Onboardings und Übergaben: Sich in einer neuen Firma, einem neuen Projekt oder in einer neuen Rolle zurechtzufinden ist nicht einfach und es benötigt einige Zeit bis man seine volle Produktivität erreicht hat und das Team umfassend unterstützen kann. Ein Knowledge Management Tool mit aktuellen On-Boarding Sammlungen hilft diese Zeit deutlich zu verkürzen, verschafft einem einen Überblick über den neuen Arbeitsbereich inkl. der neuen Kollegen und gibt wertvollen Kontext, wie beispielsweise zu vorherigen Projekten, der Team-Kultur und aktuellen Diskussionen.
  4. Verbesserte (virtuelle) Zusammenarbeit: Gerade in der aktuellen Situation, in der persönliche Kontakte eingeschränkt sind, gehen wertvolle Informationen über aktuelle Aktivitäten, Projekte und Veränderungen im eigenen Team und anderen Abteilungen verloren, weil der informelle Austausch in der Kaffeeküche, beim Lunch mit Kollegen oder auf den Gängen im Büro entfällt. Sind solche Informationen digital erfasst und einfach verfügbar, finden Angestellte sogar Kollegen aus entfernten Standorten und anderen Bereichen, die sie bei ihren Aufgaben unterstützen können und entwickeln so ein Firmen-weites Netzwerk der Zusammenarbeit.
  5. Mehr Agilität und Innovation: Mehr Transparenz über die aktuellen Aktivitäten in der Firma und zu Trends am Markt ermöglichen es Angestellten sich frühzeitig neuen Anforderungen zu stellen, sich entsprechend zu informieren und fortzubilden. Da die besten Ideen auf bestehendem Know-how basieren, fördert die durch ein modernes Knowledge Management Tool geschaffene Transparenz zugleich die Innovationskraft im Unternehmen, da mehr Mitarbeiter Anregungen für ihre nächste großartige Idee erhalten – auch die Kollegen aus Bereichen aus denen man vielleicht keine besonderen Innovationen erwartet und die plötzlich mit Ideen überraschen, die neues Geschäft generieren oder massiv Kosten einsparen.

Funktionen eines Wissensmanagement Tools

Knowledge Management Software deckt im Grunde folgende fünf Funktionsbereiche ab und bietet somit Lösungen in:

  1. Erfassung und Ablage: Als erster Schritt muss bestehendes und neues Know-how den Weg in das Wissensmanagement Tool finden, d.h. die Software muss über Möglichkeiten verfügen Dokumente im System zu erstellen und bestehende Dokumente hochzuladen. Im Rahmen der Erfassung sollen die Benutzer entscheiden können, wo und in welcher Struktur, beispielsweise gemäß einer vorgegeben Firmen-Taxonomie (= vereinfacht gesprochen, einer Firmen-Ordner-Struktur), das Wissen abgelegt wird und es mit weiterem Kontext versehen können, zum Beispiel in dem sie Kommentare hinzufügen und Inhalte mithilfe von Tags (=Schlagworten) auszeichnen.
  2. Verarbeitung und Strukturierung: Die Software sollte es ermöglichen Content zu editieren, um beispielsweise besonders relevante Teile zu markieren, aus einzelnen Komponenten (Texten, Bildern, Videos) zusammenhängende Wissensdokumente zu erzeugen und einzelne Komponenten und ganze Dokumente zu kopieren, verschieben und löschen. Wissen aus verschiedenen Dokumenten und Dokumenten-Arten (Präsentationen, PDFs, Berichten, …) sollten sich in Ordner oder Sammlungen zusammenfassen und hierarchisch anordnen lassen.
  3. Teilen und Kollaboration: Damit möglichst viele Mitarbeiter vom in der Organisation erfassten Know-how profitieren, sollte ein Knowledge Management Tool über Mechanismen verfügen einzelne Wissens-Sammlungen oder ganze Bereiche mit einzelnen Kollegen, relevanten Teams oder der gesamten Firma zu teilen. Für wichtige, komplexere oder bereichsübergreifende Themen sollte es Angestellten möglich sein, Sammlungen gemeinsam zu kuratieren.
  4. Recherche und Suche: Einer oft überschaubaren Menge an Mitarbeitern, die das Firmen-Wissen regelmäßig im Wissensmanagement Tool pflegen – häufig sind das extra darauf spezialisierte Kollegen – steht die gesamte Belegschaft der Firma gegenüber, die gelegentlich bis häufig ins Tool schaut, um internes Know-how zu konsumieren. Dieser großen Benutzer-Gruppe sollte die Software eine ansprechende Benutzerschnittstelle für Betrachtung von Wissen und mindestens genauso wichtig eine effiziente Such-Funktion bereitstellen, die schnell alle relevanten Inhalte im Knowledge Management Tool findet.
  5. Weiterverwendung und Weiterentwicklung: Einmal abgelegtes Wissen veraltet, wenn es nicht regelmäßig gepflegt - sprich aktualisiert – wird und es ist auch nicht im Sinne der Firma, wenn großartiger Content im Tool abgelegt wird und dann nie im Arbeitsalltag zum Einsatz kommt. Damit Know-how durchgängig angewandt wird und neue Erkenntnisse sich immer auch in der Firmen-Wissensbasis widerspiegeln gilt es das Knowledge Management Tool möglichst vollständig in bestehende Arbeitsprozesse zu integrieren und so einen stetigen Fluss an Wissen aus und in das Tool sicherzustellen.

Finden Sie in Keeeb das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Wissensmanagement-Tools verhelfen Ihrer Firma dabei effizienter, agiler und innovativer zu werden und helfen Ihren Angestellten ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und sich kontinuierlich weiterzubilden. Viele Unternehmen nutzen bereits eine entsprechende Lösung und stehen häufig vor der Herausforderung, dass nur eine sehr geringe Anzahl an Angestellten – oft nur vereinzelte Teams – das System nutzen. Das liegt gerne daran, dass die Systeme kompliziert in der Anwendung sind, nur einen Bruchteil der vorhandenen Expertise oder nur veraltetes Firmen-Wissen beinhalten und dem einzelnen Benutzer im Vergleich zum Aufwand nur einen geringen Mehrwert bringen.


Keeeb macht es unglaublich einfach Wissen zu finden, zu erfassen und zu teilen, findet relevante Inhalte nicht nur in der eigenen Wissensbasis, sondern auch in allen bestehenden Systemen (zum Beispiel auch in Ihren E-Mails), integriert sich spielend in bestehende Arbeitsabläufe, navigiert Know-how überall im Unternehmen, wo es benötigt wird und lässt sich in wenigen Wochen implementieren. So nutzen nicht nur wenige, sondern die meisten Mitarbeiter das System und sorgen gemeinsam für exzellente Inhalte, die ihre Kollegen und die gesamte Firma voranbringen.


Wollen Sie mehr erfahren? Besuchen Sie direkt https://www.keeeb.com/de und überzeugen Sie sich selbst.

Hier das E-Book zum Teambuidling herunterladen!