„Knowledge is power!“ („Wissen ist Macht!“). Dies stellte bereits der englische Philosoph Francis Bacon (1561 - 1626) fest und bezog sich dabei auf die Macht der Wissenschaft, um gesellschaftliche Veränderungen herbeizuführen. Somit erweist sich dieses Gut als wichtige Ressource. Da es so mächtig und eine essentielle Grundlage für Veränderungen ist, ist es für Ihr Unternehmen um so wichtiger die bestmögliche Transparenz über den vorhandenen Wissensstand zu erreichen. So wird ein stetiger Transfer des Wissens, d. h. ein kontinuierlicher Fluss von Wissen und Informationen zwischen Ihren Mitarbeitern, sichergestellt. Aus einer Vielzahl möglicher Maßnahmen zur Verbesserung des Wissensmanagements gilt es herauszufinden, welche die besten für Ihren Betrieb sind. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Maßnahmen für ein effizientes Management Ihrer Wissensbestände. Diese können Sie wirkungsvoll für Ihren Betrieb, Ihre Organisation und Ihre Mitarbeiter einsetzen.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Warum Sie eine Wissensbilanz erstellen sollen?

In Zeiten steigender Digitalisierung und wachsender Globalisierung ist eine kontinuierliche Fortbildung der Angestellten erforderlich, um mit rasant veränderten Märkten mitzuhalten und weiterhin erfolgreich zu sein. Ein aktueller Wissensstand ist kein „nice to have“ mehr, sondern ein Muss für den Erfolg des Einzelnen im Beruf und für die Wettbewerbsfähigkeit der gesamten Firma. Die fortschreitende Digitalisierung, eine Vielzahl moderner Kommunikationsmittel und eine stetig wachsende Menge an verfügbaren Informationen erschweren es Mitarbeitenden und Unternehmen, die Übersicht über den in der Firma verfügbaren Wissensstand zu behalten. Waren es früher eine Handvoll von Kollegen und eine überschaubare Menge an Aktenordnern, so verteilt sich heute der Wissensstand in der Firma über eine Vielzahl unterschiedlicher Teams und Systeme. Deshalb finden, verarbeiten und teilen Ihre Angestellten den Wissensbestand aktuell über vielfältige Systeme und Kanäle. Darunter unter anderem:

  • Das Internet (hauptsächlich über Suchmaschinen wie z. B. Google oder Bing)
  • Interne Portale, Wikis, Firmen-Chats und Firmen-Communities
  • Smartphones, Tablets, Computer und Cloud-Dienste wie z. B. Google Drive
  • Soziale Netzwerke (LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.)
  • Online Enzyklopädien, Online-Trainings und News-Dienste
  • usw.

Umso wichtiger ist es, sich am Anfang einer Initiative durch eine Wissensbewertung eine Bilanz über den vorhandenen Wissensbestand im Betrieb zu erstellen. Auf welche Datenquellen und Teams verteilt sich das Wissen in Ihrer Firma? Welche formellen und informellen Kanäle nutzen Ihre Angestellten für den Wissensaustausch? Welche Wissensbereiche sind in Ihrer Firma besonders und welche weniger gut abgedeckt usw.?
Führen Sie anschließend Maßnahmen zur Optimierung Ihres Wissensmanagements durch, können Sie nach Abschluss der Maßnahmen durch eine erneute Bilanz die Veränderungen und damit den Erfolg Ihrer Arbeit präzise bestimmen. Zusätzlich werden Ihnen bereits während der ersten Analyse Ideen zu geeigneten Maßnahmen und einer innovativen Nutzung der modernen Kommunikationsmittel einfallen. Vergessen Sie bitte nicht diese Ideen festzuhalten, um Sie im weiteren Verlauf der Initiative für sich einsetzen zu können.

Maßnahmen für ein effizienteres Wissensmanagement

Betrachtet man mögliche Maßnahmen für ein effizienteres Management, muss neben einer effektiven Verarbeitung der digitalen Informationsfluten auch das implizite Erfahrungswissen innerhalb des Unternehmens adressiert werden.

Als implizites Wissen, gerne auch Erfahrungswissen genannt, bezeichnet man den Erfahrungsstand einzelner Mitarbeiter oder Teams, der es ihnen ermöglicht Ihre Aufgaben (besonders) gut durchzuführen. Dies passiert, ohne dass sie genau erklären könnten, wie sie zum Ziel und einer Lösung kommen. Ein einfaches Beispiel für diese Wissensart ist das Fahrradfahren. Die Beschreibung „das Gleichgewicht halten und in die Pedale treten, während man mit den Händen am Lenker die Richtung vorgibt“ ist zutreffend. Wird aber eine Person, die es noch nicht kann, dies versuchen, dann wird sie es nicht schaffen das Fahrrad in Bewegung zu setzen.

Jeder Angestellte verfügt über Erfahrungswissen aus vorherigen Projekten, Rollen, Jobs und der Ausbildung. Werden diese nicht durch eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen an eben diese indirekt weitervermittelt oder aufwendig in explizites Wissen umgewandelt und dokumentiert, dann verbleibt es im Kopf des Mitarbeiters. So wird das Wissen den Betrieb mit der Person verlassen, wenn diese eine neue Stelle antritt oder in den Ruhestand wechselt.

Knowledge Management Experten gehen davon aus, dass der überwiegende Teil des Firmenwissens von impliziter Natur ist. Dadurch wird u. a. erklärt, dass es regelmäßig zu Problemen kommt, wenn erfahrene Kollegen ein Team verlassen und sich der vorherige Transfer von Wissensbeständen auf die explizite Wissensform beschränkt hat.

Kodifizierung impliziten Wissens

Da sich Angestellte ihres impliziten Wissensstands nicht bewusst sind, kann man ihnen nicht einfach auftragen diesen zu dokumentieren und damit der gesamten Firma verfügbar zu machen. Die Erfahrungen müssen in einem ersten Schritt kodifiziert werden.
Dies kann z. B. in einem iterativen Prozess geschehen. Dieser erfolgt durch eine genaue Beobachtung von Mitarbeitern bei der Durchführung einer Aufgabe, durch zusätzliche Interviews mit den Angestellten und durch die gemeinsame Diskussion über bisherige Erkenntnisse. Ein großer japanischer Elektronikkonzern hat beispielsweise so über Wochen und Monate die besondere Knet-Technik eines ausgezeichneten Bäckermeisters kodifiziert und in seine Küchenmaschine übertragen können.

Wissenstransfer durch Zusammenarbeit

Unternehmen, die den hohen Aufwand der Kodifizierung von implizitem Erfahrungswissen scheuen, wird es freuen, dass sich die impliziten Erfahrungen wesentlich einfacher von Mensch zu Mensch übertragen lassen. Dies vermindert das Risiko des Verlustes der Wissensbestände für die Firma und verteilt den Aufwand der Kodifizierung auf eine größere Anzahl potentieller Ressourcen.

Erfahrungswissen überträgt sich automatisch, wenn Kollegen eng an einer Aufgabe aus dem entsprechenden Fachgebiet zusammenarbeiten. Dies zeigt sich z. B. dadurch, dass ein neuer Angestellte in einem Projekt mit erfahrenen Mitarbeitern zusammenarbeitet. Die Person nimmt neben dem expliziten Wissen (Zielsetzung, Projektplan, Dokumente usw.) zusätzlich Erfahrungswissen der Kollegen während des Projekts  auf. Das geschieht über Diskussionen zum Projekt, Erfahrungsberichten (Storytelling), der Beobachtung und Nachahmung von Arbeitsweisen und durch Feedback und Hinweise der verschiedenen Kollegen.

Aus der Summe aller Aktivitäten in Kombination mit den eigenen vorherigen Erfahrungen, übernimmt der neue Arbeitskollege Erfahrungswissen von den Kollegen. Ist das Projekt lang genug oder wird die Zusammenarbeit auf anderen Projekten fortgesetzt, kann man davon ausgehen, dass das Erfahrungswissen des Teams vollständig transferiert wurde.

Wissensnetzwerke unterstützen

Der Transfer von implizitem Erfahrungswissen findet durch den Austausch zwischen Mitarbeitern statt. Aber auch für die explizite Wissensform ist es hilfreich über ein persönliches Wissensnetzwerk aus Experten-Kollegen zu verfügen. Über ihr Netzwerk bekommen Angestellte Zugriff auf einen vielfältigen Pool an Expertise und Erfahrung, der ihnen dabei hilft Aufgaben effizienter und besser zu erfüllen. Sie sind schneller, weil sie bestehende Ergebnisse der Kollegen als Grundlage nutzen und bekannte Fehler nicht wiederholen. Zusätzlich hilft das Netzwerk bei der Bewältigung der digitalen Informationsflut, denn im Verbund mit dem Kollegen entgehen einem weniger relevante Neuigkeiten, die man als einzelne Person ggf. übersehen hätte.

Unternehmen können den Aufbau solcher Wissensnetzwerke fördern, indem sie die erforderliche Infrastruktur für den einfachen Austausch zwischen Kollegen, z. B. durch Communities und Firmen-Chats, bereitstellen. Dazu können sie internen Experten zu mehr Sichtbarkeit verhelfen und den Austausch von Neuigkeiten und Sachverhalten zwischen Teams und Abteilungen und innerhalb des gesamten Betriebs unterstützen.

Unterstützung durch Tools

Auf dem Markt ist eine Vielzahl verschiedener Wissensmanagement Tools verfügbar, die dabei helfen sollen explizites Wissen zu strukturieren und auszutauschen, Wissensgruppen zu etablieren, Experten zu identifizieren und relevante Inhalte zu finden. Eine große Herausforderung vieler Firmen und Organisationen bei der Einführung solcher Wissenssysteme ist eine geringe Akzeptanz und damit verbunden die geringe Nutzung der teuer und langwierig eingeführten Werkzeuge.

Gründe hierfür sind häufig eine komplizierte oder aufwendige/nicht intuitive Nutzung und eine mangelnde Integration in die bestehenden Arbeitsprozesse. Müssen Sie Ihre Arbeit unterbrechen, um kompliziert nach Firmenwissen suchen zu können und ist die Ablage und Pflege von Inhalten mühsam, werden Sie beides nur selten in Erwägung ziehen. Erst, wenn Sie sich dazu genötigt fühlen oder dafür zusätzlich entlohnt werden, würden diese Schritte erfolgen.

Es empfiehlt sich bei der Auswahl des für Ihre Firma passenden Systems einen besonderen Fokus auf eine hohe Usability und eine gute Integration in bestehende Tools und Prozesse zu setzen. Die Vorteile von Tools hängen nämlich stark von einer möglichst breiten und regelmäßigen Nutzung ab.

Fazit

Die in diesem Blogbeitrag aufgeführten Maßnahmen versetzten Sie in die Lage die Planung Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation und Ihrer Angestellten effizienter zu gestalten. Nutzen Sie Ihre Bilanz über die Wissensbestände, um Bereiche zu identifizieren, die besonders von diesen Maßnahmen profitieren werden. Messen Sie nach der Durchführung Ihrer Schritte die Verbesserung, um den Erfolg zu bestätigen. So werden weitere Ansätze in diesem und anderen Bereichen Ihres Betriebs ermöglicht.

Keeeb hilft Ihnen dabei einen Überblick zu Ihren Wissensbeständen zu schaffen und gliedert sie in neue Strukturen. Profitieren Sie automatisch von einer besseren Unternehmenskultur und lernen Sie uns persönlich kennen!

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