,,Ich weiß, dass ich nichts weiß”. Das wusste schon der Philosoph Sokrates vor über 2000 Jahren. Viele Mitarbeiter im Betrieb haben heute noch dieselbe Meinung, wenn wertvolles Unternehmenswissen oft schwer zugänglich in den Büroräumen verstreut liegt. Währenddessen setzt die Konkurrenz auf moderne Technologien, um ihr Wissensmanagement zu koordinieren und verschafft sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil. Auf alten und verstaubten Papieren geht schnell mal eine wichtige Information verloren, weshalb die Erstellung und Pflege digitaler Wissensplattformen eine attraktive Lösung ist.

Dieser Blogbeitrag wird Ihnen den technologischen Wandel organisierten Wissens näherbringen und zeigen wie der Umgang mit Wissensbeständen in der modernen Zeit einfach und effektiv handzuhaben ist. Erfahren Sie auch mehr über die Vorteile und Zwecke der Nutzung zeitgemäßer Wissensplattformen.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Wissenstransfer früher und heute

Autoren publizieren schon seit Jahrhunderten ihre Werke und Texte, die schriftlich in Archiven, Bibliotheken und per Notizbuch aufbewahrt werden. Der berühmte Universalgelehrte Leonardo da Vinci (1452-1519) trug sein Notizbuch immer mit sich, um daraus Impulse für seine Erfindungen festzuhalten. Auf einer Universität bedienten sich die Lehrlinge in den Sitzungen und Veranstaltungen noch an altem Papier und tauschten sich mündlich aus. Die Kommunikation läuft dagegen in der heutigen Digitalisierung weitgehend über Messenger-Dienste wie Facebook, Twitter und Whatsapp ab.

Heutzutage dienen moderne Cloud-Lösungen wie die von Keeeb als großes Notizbuch in ungebundener Form. Solch eine Cloud ermöglicht den gemeinsamen und zeitlich und örtlich uneingeschränkten Zugriff auf wertvolles Unternehmenswissen und eine reibungslose Kommunikation. Dabei werden immense Datenfluten sicher auf einem Server gespeichert. Technologien der Moderne haben im Gegensatz zu Archiven oder Notizzetteln folgende Vorteile im Betrieb. Sie sind

  • Platzsparend: Großraumbüros mit unzähligen Aktenschränken verschwinden.
  • Kostengünstig: Kosten für Infrastruktur und Material fallen weg.
  • Skalierbar: Zu jeder Zeit können Wissensbestände erweitert werden.
  • Sicher: Digitale Datenquellen sind nicht der Gefahr externer Einflüsse wie Licht, Wasser,  Staub und Co. ausgesetzt. Nur ausgewählte Personen bekommen auf diese in einer Cloud Zugriff.
  • Anpassungsfähig: Neue Datenquellen können einfach auf einer digitalen Wissensplattform untergebracht werden, sodass diese stets aktuell bleibt.
  • Qualitätssichernd: Durch einen schnelleren Zugang auf relevantes Unternehmenswissen lernen die Mitarbeiter schneller, wodurch Arbeitsergebnisse qualitativ hochwertiger werden.


Zum Vergleich: Der platzsparende Effekt würde sich besonders effektiv bemerkbar machen, wenn man die größte Bibliothek der Welt – die London Library mit ca. 170 Millionen Medien – digitalisiert. Das bietet den Vorteil, dass wichtige Publikationen langfristig über Generationen und Jahrhunderte aufbewahrt werden können. Der Zerfall physischer Datenträger zeigt sich unter anderem an der größten Bibliothek der Antike: Die Bibliothek von Alexandria. Für jedes Studium befindet sich auch heutzutage in jeder Universitätsbibliothek eine Literaturverwaltung, die mit digitalen Hilfsmitteln arbeitet.

Wie lässt sich Wissen heute organisieren?

Für die Speicherung von Datenquellen müssen große Datenfluten in Datenbanken organisiert werden. Diese verwalten vorhandene und zusätzliche Quellen. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, umso unübersichtlicher wird der Wissensbestand bei fehlender Organisation. Deshalb sind menschliche Ressourcen besonders wichtig, da durch diese implizites zu explizitem Unternehmenswissen transferiert wird. Bei der Strukturierung gelangt das Erfahrungswissen aus den Köpfen der Angestellten wie in einem Notizbuch an einem digitalen Speicherort in zentraler Lage, wodurch es verschoben wird. So kann jeder unabhängig, zugleich aber auch im Team, an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Mit der Technologie von Keeeb entsteht in diesem Fall ein Wissenspool, an dem alle Beteiligten schnelle und relevante Suchergebnisse finden.

Tools als nützliche Hilfsmittel

Die Keeeb Plattform lässt sich in vorhandene Suchmaschinen sehr gut als Zusatzmodul integrieren, da eine schnelle Recherche das A und O bei der Arbeitsproduktivität ist. Suchergebnisse werden direkt in genutzten Office-Programmen verfügbar gemacht. Die Keeeb Technologie bietet als Wissenstool folgende Funktionen, die Unternehmenswissen effektiv organisiert:

  1. Datenerfassung: Es werden Dokumente erstellt, an denen gemeinsam gearbeitet wird. Diese sind hochladbar und es können Schlagworte und Kommentare vergeben werden.  
  2. Wissensquellen strukturieren: In einer digitalen Ordnerstruktur wird Relevantes wie PDF-Dateien, Protokolle und Berichte in einer festen Struktur organisiert. Die Dateien sind jederzeit editierbar.
  3. Teilfunktion: Damit alle vom Know-How des Einzelnen profitieren, sollten relevante Inhalte teilbar sein.
  4. Suchfunktion: Der Rechercheaufwand muss schnell, einfach und unkompliziert zu bewältigen sein. Das betrifft vor allem abteilungsübergreifende Arbeit, wenn ein schneller Informationsaustausch gefragt ist.
  5. Aktualisierung: Die ständige Erweiterung vorhandener Wissensbestände lässt einen kompletten Wissensschatz im Betrieb entstehen. Das schnelle Abrufen einzelner Daten ist dabei genauso wichtig wie das schnelle Hinzufügen von neuen Inhalten.

Vorteile und Zwecke einer Wissensdatenbank

Im Wissensmanagement soll Erfahrungswissen von einzelnen Individuen losgelöst werden, damit es an zentraler Stelle für alle verfügbar wird. In einer digitalen Datenwolke kann so die Wissensbasis der Firma wachsen, was automatisch mit einer höheren Chance auf wirtschaftliches Wachstum im Wettbewerb zusammenhängt. Die Keeeb Wissensdatenbank fungiert als eine solche Cloud-Lösung, die als vielseitiges Instrument verschiedenste Sammlungen von folgenden Dokumenttypen erstellt und erweitert:

  • Protokolle
  • Fallstudien
  • Handbücher
  • Präsentationen
  • Bilder, Texte und Videos
  • Magazin- und Blogbeiträge
  • Leitfäden und Benutzeranleitungen
  • Ideen und Verbesserungsvorschläge

Mit der Keeeb Wissensplattform werden Literatur und Datenquellen effektiv verwaltet, organisiert, geteilt, übersichtlich dargestellt und leicht zugänglich gemacht. Die automatische Texterkennung (OCR) ist sogar dazu fähig, nach nützlichen Inhalten in Infografiken zu suchen. Dadurch lassen sich viele Arbeitsmethoden managen, wenn zum Beispiel auch kreative Techniken wie Brainstorming, -writing, -warming, Mindmapping oder Gruppendiskussionen möglich sind.

Digitale Transformation dank einfacher Keeeb Technologie

In Zeiten der Digitalisierung, in denen Datenfluten für einen immer größeren Zufluss an Informationen sorgen, geht ohne Management und Struktur die Kenntnis von wertvollen Unternehmenswissen verloren. Damit die letzten Wissenslücken in den Aktenschränken eines Büros gefüllt werden, empfiehlt sich mehr und mehr der Einsatz automatisierter Software. Keeeb bietet als Cloud-Lösung einen hervorragenden Service, um auf digitaler Ebene schnelle Recherche zu betreiben. Auf die möglichst effizienteste Weise werden Wissensbestände wieder schnell aufgefüllt, um aus dem Vollen schöpfen zu können.

Im Team wird Effizienz auch dadurch erreicht, dass jeder Mitarbeiter auf der Wissensplattform sehen kann, welche Themen und Projekte schon bearbeitet wurden. Falls ein Angestellter mal die Firma verlässt, bleibt die hinterbliebene Arbeit sicher und langfristig in der Datenbank erhalten. Dies hilft vor allem dabei einen Wissenspool zu vermehren und überflüssige Arbeit zu verhindern.

Wagen Sie den nächsten Schritt im Digitalzeitalter und lassen einen größeren Wissensbestand wachsen. Mit automatisierter und zeitgemäßer Keeeb Technologie wird Ihr Unternehmenswissen wieder effektiv organisiert. Behalten Sie den Durchblick und kontaktieren uns gerne für eine Beratung. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Angestellten über digitale Barrierefreiheit verfügen!

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