Mit digitalen und modernen Technologien werden mehr und mehr Daten über das Internet verschickt. Im Digitalzeitalter führt dies bei Unternehmen mit einer klassischen Unternehmensstruktur zu einer großen Datenflut. Deshalb ist es besonders für Betriebe einfach und effizient, wenn diese ihre Arbeitsprozesse für mehr Übersicht digitalisieren lassen. Dies ist mit einer wesentlichen Effizienzsteigerung verbunden, durch die Angestellte mit weniger Arbeitsaufwand  bessere Leistungen erzielen.

Dieser Blogbeitrag wird Ihnen zeigen worin Effizienz besteht. Welche Bereiche in einer Firma lassen sich besonders auf effiziente Weise verbessern und was sind Effizienzkiller? Durch welche Zielvorgabe wird Effizienz im Unternehmen gesteigert?

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Wie lässt sich Effizienz definieren?

Prozesse sind vor allem dann effizient, wenn mit wenig Aufwand viel erreicht wird. Dabei stehen qualitative Leistungen im Vordergrund – nicht nur quantitative Ergebnisse. Der Unterschied zum Begriff ,,Effektivität” besteht darin, dass einzelne Schritte eines Arbeitsprozesses richtig ausgeführt werden. Bei der Effektivität oder Produktivität kommt es lediglich darauf an, die richtigen Schritte zu befolgen. Es wird nur das Ergebnis betrachtet, ohne zu schauen, wie dieses entstanden ist.

Wie lässt sich Effizienz im Betrieb steigern?

Innerhalb der Betriebe gibt es vor allem drei Bereiche, in denen durch optimierte Abläufe Effizienzsteigerungen stattfinden können:

  1. Betriebsabläufe
  2. Produktionsabläufe
  3. Mitarbeiterkommunikation

Die einzelnen Bereiche sind optimal aufeinander abgestimmt, wenn deren Abläufe automatisiert werden und die Angestellten durch diese von einer großen Zeitersparnis profitieren. Mithilfe von Tools lassen sich Daten und Informationen zum Beispiel schnell auf einer Wissensplattform speichern. Keeeb hilft hierbei den Aufwand von Recherchearbeiten zu minimieren und die Qualität der Arbeit zu maximieren.

Unsere Wissensplattform bietet zum Beispiel eine Discovery Funktion, mit der Sie schnell und einfach an wichtiges Wissen aus allen verfügbaren Datenquellen kommen. Daten können durch das Modul Keeeb Collections sicher strukturiert, archiviert und gesammelt werden. Eine smarte Sammlung, auf die jeder sofort Zugriff hat, fördert die Motivation im Team. Dabei stehen hohe Datenschutzstandards an erster Stelle.

Mit schnellen Klicks wird der sofortige Zugriff auf Datenquellen hergestellt, der zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz führt. Denn für Ihre Angestellten bedeutet dies, dass sich die Durchlaufzeit minimiert und ein besseres Dokumentenmanagement vorhanden ist. Auch das Selbst- und Zeitmanagement wird gefördert, da die Angestellten  bei unübersichtlichen Ablagesystemen nicht mehr ihre Kollegen fragen oder selbst lange nach Dokumenten suchen müssen. Mit weiteren digitalen Tools und Software-Lösungen können zum Beispiel das Projektmanagement und die Kundenbeziehung von einem Mehrwert profitieren.

ERP-Systeme für Betriebsabläufe

Bei der Geschäftsressourcenplanung werden betriebswirtschaftliche Softwarelösungen genutzt, um Geschäftsprozesse besser zu steuern. Diese führen zu automatisierten Arbeitsabläufen in folgenden Bereichen:

  • Vertrieb
  • Warenwirtschaft
  • Personal- und Finanzwesen
  • Forschung

Diese Systeme sind darauf gerichtet Verwaltungs- und Controllingaufgaben zu erleichtern. Chefs können mithilfe dieser Softwarelösungen Zeit sparen und mit kostengünstigen Prozessen rechnen.

Prozessoptimierung von Produktionsabläufen

Der erste Industrieroboter der Welt wurde 1959 eingesetzt und konnte 200 Operationen ausführen. 1961 wurde dieser bei General Motors das erste Mal benutzt. Mit dem Einsatz technologischer Hilfsmittel sind sich die Deutschen laut einer Studie aus dem Jahr 2018 zu 39 Prozent einig, dass Roboter in Zukunft repetitive Aufgaben allein wiederholen sollten. Weitere 44 Prozent wollen, dass Mensch und Roboter diese Tätigkeiten zusammen ausführen. Ein automatisierter Produktionsablauf führt dabei zu schnelleren Ergebnissen und bietet für das Kundenerlebnis hochwertige Produkte oder Dienstleistungen.

Der Trend im Digitalzeitalter geht dahin, dass Firmen mehr Gewinn machen, wenn sie ihre Prozesse durch technologische Entwicklungen optimieren. Besonders global agierende Firmen und Unternehmensführungen können ihre Position auf dem Markt stärken und ihre Karriere begünstigen, wenn diese in innovative und digitale Techniken investieren. Deutschland belegt laut des Digital Quality of Life Index 2020 des VPN-Dienstes Surfshark weltweit den 16. Platz bei der Digitalisierung. Im Bereich “Digitale Infrastruktur” sieht es mit dem 23. Platz besonders schlecht aus. Wenn wichtiges Unternehmenswissen durch veraltete Technologien unauffindbar in der Firma liegt, führt dies zur Ineffizienz. Der Fokus liegt im Digitalzeitalter immer mehr auf effizientem Arbeiten, das durch eine Wissensplattform wie die von Keeeb erleichtert wird.

Kundenservice-Software für Mitarbeiter

Angestellte können einfacher und schneller intern untereinander oder extern mit Kunden kommunizieren, wenn diese über ein Customer Relationship Management System (CRM) verfügen. Ein effizienter und reibungsloser Kommunikationsaustausch führt zu einer besseren Kundenzufriedenheit und erhöht die Kauffrequenz. Dabei kommen verschiedene Software-Lösungen zum Einsatz:

Automatisierte Abläufe können besonders bei einer hohen Anzahl von Kunden einen großen Mehrwert für Ihr Zeitmanagement sein und das Kundenerlebnis besser gestalten.

Welche Effizienzkiller gilt es zu vermeiden?

Auf dem Arbeitsplatz gibt es immer wieder Störfaktoren, die eine Menge Zeit kosten, ohne dass dabei viel erledigt wird. Für Angestellte ist es besonder wichtig, folgende Effizienzkiller zu vermeiden:

  • Unordentlicher Arbeitsplatz: Dazu gehört ein unordentlicher Arbeitstisch mit einem Stapel von Papieren und digitale Dateien, die auf dem Rechner nicht wiederzufinden sind.
  • Ablenkungen und zu lange Pausen: Jede Ablenkung bringt eine Person, die ihrer Tätigkeit fokussiert nachgeht, aus dem Konzept. Es benötigt einer Wiederanlaufzeit von mehreren Minuten, um den Fokus neu zu setzen.
  • Social-Media-Kanäle: Ein schneller Blick auf die neuesten Benachrichtigungen in Facebook, Twitter, Instagram und Co. und schon liegt die Aufmerksamkeit nicht mehr bei der eigentlichen Tätigkeit. Deshalb sollte die Nutzung reduziert werden.
  • Kein Ablagesystem vorhanden: Nicht vorhandene Schränke, Schubladen und Regale können schnell zu einem Papierchaos werden. Einfacher sind da digitale Ablagesysteme, die E-Mails, E-Books, Leitfäden und Co., die Daten schnell archivieren, sammeln und wieder auffindbar machen können. Unsere Keeeb Wissensplattform ist eine geeignete Cloud-Lösung, mit der Sie zeit- und ortsunabhängig mit Echtzeit-Synchronisation Zugriff auf Ihre Datenquellen haben.

Effizienzkiller können nicht immer vermieden werden, wenn zum Beispiel unvorhergesehene Anrufe, Meetings und Aufgaben entgegengenommen werden müssen. In jedem Fall sollte bei der Arbeit der große Rahmen mithilfe innovativer Technologie überschaubar bleiben.


SMART-Ziele für effizientes Handeln

Angestellte sollten eigenverantwortlich und im Team bestimmte Ziele setzen und diese nutzen, um besser arbeiten zu können. Die SMART-Ziele gehören zu den profitablen Tipps, bei denen eine geeignete Zielvorgabe gesetzt wird, um eine Aufgabe effizienter zu erledigen. Zu ihnen gehören die folgenden:

  • Spezifisch: Präzise und konkrete Formulierung eines Ziels.
  • Messbar: Es sollten objektive Kennzahlen über einen gewissen Zeitraum messbar sein.
  • Akzeptiert/erreichbar: Ein Ziel sollte erreichbar und nicht unmöglich sein.
  • Realistisch: Für Teams und Angestellte sind Ziele dann realistisch, wenn diese nicht die Grenze des Unmöglichen übersteigen.
  • Terminiert: Eine genaue Terminvorgabe motiviert, um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen.

Bei jeder Zielvorgabe können die Erwartungen von Chefs durchaus höher sein als der Durchschnitt. Es ist nur wichtig, dass diese Erwartungen nicht utopisch werden, sondern zur Motivation anregen.

Mit Keeeb und einer Prozessoptimierung durch die digitale Transformation

Die Effizientes Handeln führt im Betrieb bei Mitarbeitern, Betriebs- und Produktionsabläufen zu einer Steigerung der Qualität. Dazu bieten sich vor allem technologische Hilfsmittel wie ERP-Systeme, Prozessoptimierungen und Kundenservice-Software-Lösungen an. Diese Technologien sind darauf programmiert einen hohen Automatisierungsgrad im Betrieb zu erreichen. Dieser hilft, um das Kundenerlebnis positiver zu gestalten. Besonders global handelnde Firmen können mit modernster Technik eine Vorreiterposition auf dem Markt einnehmen und mit hochwertiger Arbeitsqualität begeistern.

Lassen Sie sich von unserer modernen Technologie beeindrucken, die ihnen relevante Wissensquellen so einfach zugänglich macht wie nie zuvor! Unsere Experten werden Ihnen bei Fragen oder Schwierigkeiten im Umgang mit unserem Angebot gerne weiterhelfen. Gemeinsam begleiten wir Sie auf den Weg in die digitale Transformation!

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