Die Zeiten, in denen ein Stift auf einem Blatt Papier die Entwicklungen in der Firma festgehalten hat, sind vorbei. Mit dem Beginn des Digitalzeitalters werden Abläufe durch Technologien immer mehr automatisiert, wodurch ein schnelleres und effizienteres Arbeiten möglich wird. Für verschiedene Bereiche wie die Kundenbetreuung, das Projektmanagement und die Buchhaltung gibt es heutzutage passende Tools auf dem Markt, die einen Ablauf im Betrieb einfacher machen. Was Sie alles durch welche Tools und Verwaltungsprogramme am besten automatisieren können, wollen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag näher bringen. So gehören manuelle und immer wiederkehrende Routineaufgaben schon bald der Vergangenheit an.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Die Prozessdigitalisierung als Potenzial zum Unternehmenserfolg

Bei Prozessen innerhalb des Unternehmens ist die digitale Transformation eines analogen Ablaufs in einen digitalen Geschäftsprozess die Lösung in einer rasant wachsenden technologisierten Welt. Wettbewerber wollen sich auf dem Markt mit den neuesten technologischen Trends und Tools von ihren Konkurrenten absetzen und effektive Arbeits- und Produktionszeiten schaffen. Dabei spielt auch der Kostenfaktor eine wichtige Rolle, denn durch den Wegfall analoger Lösungen erhofft man sich geringere Fixkosten am Arbeitsplatz.

Als erster Schritt in den Geschäftsprozessen erfolgt die Visualisierung und Dokumentation bestehender Vorgänge, damit diese einer Analyse unterzogen werden können. Erst dann findet die Automation statt, die einen Prozess in Bewegung bringt. Wenn gewählte Methoden durch die Analyse nicht den gewünschten Erfolg bringen, wird ein Ablauf durch eine erneute Analyse optimiert. So entsteht ein Optimierungskreislauf.

Welche Routineaufgaben sind im Betrieb immer wieder auszuführen?

Softwareroboter können Geschäftsprozesse fünf- bis zehnmal schneller bearbeiten als ein Mensch. Heutzutage lassen sich ein Drittel aller Backoffice und Middleoffice Routineaufgaben automatisieren, was zugleich zu weniger Kosten und mehr Zeitersparnis führt. Zu den immer wiederkehrenden Aufgaben gehören zum Beispiel:

  • Fristen für Löschungen und Aufbewahrungen
  • Terminerstellung
  • Protokolle schreiben
  • Vorbereitung auf Meetings
  • Einweisung neuer Mitarbeiter
  • Gäste und Kunden bei Besuch versorgen
  • Telefongespräche

Diese Aufgaben sind in digitaler Form so weit automatisierbar, dass mithilfe von digitalisierten Checklisten der Überblick bewahrt wird.

Prozesse in der Kundenpflege digitalisierter machen

Der reibungslose Austausch beim Kundenkontakt im Internet sollte schnell, effizient und unkompliziert ablaufen, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu garantieren. CRM Tools bieten in diesem Bereich vielfältige Möglichkeiten, um Vorgänge zu vereinfachen und digitales Arbeiten zu erleichtern:

  • Automatisierung von Workflows
  • Dokumentation der Kontaktdaten
  • E-Mail-Verkehr durch Verteiler
  • Prognosen, Auswertungen und Statistiken
  • Die Verwaltung von Terminen und Aufgaben
  • Übersichten
  • Kampagnen

Die Automation dieser Aufgaben führt dazu, dass die Zusammenarbeit gesteigert und die maximale Produktivität erhöht wird. Dadurch kann ein langfristiger Kundenkontakt aufgebaut werden, wobei diese Punkte wiederum zu einem besseren Kundenerlebnis führen.

Was kann im Projektmanagement automatisiert werden?

Das Management eines Projekts braucht in mehreren Schritten Struktur, wobei bestimmte Tools einen Ablauf vereinfachen. Zu ihnen gehören beispielsweise Asana, Factro, Jira, MeisterTask, Monday, Podio, Teamleader, Trello und Zoho Projects. Mithilfe integrierter Kanban Boards oder anderen Projektmanagement-Methoden, weisen diese Tools eine kurze Einarbeitungszeit auf und sind schnell und einfach auf intuitive Weise zu bedienen. Zusätzliche Features erleichtern den Einstieg und die professionelle Weiterarbeit im Netz:

  • Erstellung und Zuweisung von Aufgaben
  • To-do-Listen
  • Deadlines
  • Leistungs- und Zeiterfassung
  • Controlling
  • Filesharing
  • Tags
  • Ressourcenmanagement
  • Berichte und Statistiken

Neben den Kanban Boards können Projektmanagement-Methoden wie zum Beispiel die Wasserfall-Methode, die Meilensteintrendanalyse, Scrum oder Six Sigma als digitalisierte Vorgänge die Unternehmensabläufe auf effiziente Weise verbessern.

Welche automatisierten Buchhaltungsprozesse gibt es?

Die Digitalisierung der Buchhaltung trägt dazu bei, dass das Büro immer mehr papierloser wird. Ausgangsrechnungen werden digital erstellt und versendet. Durch Einscannen und Archivierung werden Dokumente in Papierform ins Netz übertragen. Für Buchhaltungsprozesse gibt es spezielle Software, die den Mitarbeitern wertvolle Zeit spart, damit sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können. Aus der Digitalisierung der Buchhaltung sind aber noch andere Vorteile ersichtlich:

  • Mehr Platz im Büro: Aktenschränke und Papierunterlagen werden überflüssig. Stattdessen können Dokumente in einem Speicher oder einer Cloud-Lösung wie die von keeeb abgelegt und bei Bedarf sofort wiedergefunden werden.
  • Fehlende Materialkosten: Büromöbel- und Utensilien für Dokumente fallen weg, wodurch die Fixkosten sinken.
  • Sichere Speicherung: Unterlagen sind auch nach Jahren sicher und schnell auffindbar. Papierdokumente sind dagegen durch äußere Faktoren wie Wasser, Feuer oder Staub in ihrer Bestandsqualität gefährdet.
  • Kommunikation: Die Kommunikationswege werden einfacher und schneller, wenn es unter anderem um Unterlagen für den Steuerberater geht.
  • Zukunftsorientiertes Bezahlen: Digitales Bezahlen findet in der Gesellschaft bereits durch elektronische Zahlungssysteme wie PayPal, Klarna, Giropay und andere sta

Tools für das Finanzmanagement erleichtern ebenfalls das Zeitmanagement und die Zeiterfassung kann orts- und zeitunabhängig angewandt werden. Für die Finanzen gibt es zum Beispiel Anbieter wie FastBill, easybill oder sevDesk und für die Zeiterfassung Everhour, Clockodo oder Timicx.

Schnellere Recherchearbeiten und Zeit sparen

Wenn in der Firma durch Arbeiter internes Wissen vorliegt, verschwindet dieses oftmals wegen fehlender Sammlungen und Archive. Eine der Hauptaufgaben, um Wissen für alle Angestellten aktuell und nachhaltig zugänglich zu machen, ist die Speicherung von internem Wissen, das zu explizitem und geteiltem Wissen wird. Keeeb sorgt mit seiner Technologie für effizientes Wissen dafür, dass der Rechercheaufwand in der Firma minimiert wird. Dadurch kann die Arbeitsproduktivität schneller und einfacher ablaufen. Einzelne Wissensinseln werden so zusammengeführt, damit alle bei ihrer Arbeit von dem entstehenden Wissensschatz profitieren. Dadurch fällt zum Beispiel doppelter Aufwand bei der Recherche weg. Wenn ein Angestellter nicht weiß, was ein anderer schonmal bearbeitet hat, werden Arbeitsabläufe unnötigerweise verdoppelt.

Mit Keeeb bekommen Sie unter anderem eine bessere Übersicht darüber, welche Themen schon einmal bearbeitet wurden. Durch die vorhandenen Quellen entsteht so Input für eigene Recherchearbeiten. Das ist besonders dann ein Vorteil, wenn Angestellte die Firma verlassen und ohne Archivierung das interne Wissen mit ihnen verloren gehen würde.

Digitale Vorgänge und ihre Vorteile

Das Digitalzeitalter fördert das Selbstmanagement und die Eigenverantwortung in einer schnelllebigen und wandelbaren Welt. Flexibilität, Antizipation und Anpassungsbereitschaft gehören zu den wichtigsten Eigenschaften, mit denen Sie in einem Unternehmen Ihre Planung effektiv gestalten und den daraus gewonnenen Mehrwert steigern. Durch eine Cloud fallen beispielsweise die Kosten, denn eine IT-Infrastruktur ist nicht mehr zwingend notwendig. Keeeb ist als Cloud-Lösung ein optimaler Anbieter, der Ihre Wissensbestände verwaltet, sortiert, teilt und sammelt. RPAs (Robotic Process Automations) und KIs (Künstliche Intelligenzen) senken den zeitlichen Aufwand und verhelfen den Angestellten wieder dazu, ihre wesentliche Arbeit auszuführen.

Chatbots können den Kontakt mit Personen automatisieren, was den Vorteil bietet, dass sich Angestellte auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Die Käufer werden zukünftig immer mehr zu “Digital Natives”, die ihre Waren in digitalisierter Form kaufen wollen, weshalb Routineaufgaben von der Technik übernommen werden können. Diese bietet kostengünstige Tools und Plattformen, auf denen sich die Käufer bewegen. Mit mobilen Programmen kann ein Angestellter weltweit seine Arbeit ausrichten und muss sich nicht mehr an klassischen Arbeitszeiten orientieren. Durch Echtzeit-Synchronisation auf allen Betriebssystemen bleibt die Datenverwaltung immer auf dem aktuellsten Stand der Dinge.

Mit Keeeb als Werkzeug für mehr Struktur im Unternehmen sorgen

Noch einfacher und effizienter wird Ihr Berufsalltag mit einer Software, die Unternehmenswissen, Ressourcen und Daten leichter zugänglich macht. Es handelt sich hierbei nicht nur um eine bloße Dokumentenverwaltung, sondern um eine Technologie, die Ihnen relevantes Wissen übersichtlich und schnell zur Verfügung stellt. Dafür werden sämtliche relevante Quellen überprüft, was durch unser spezielles Tool Discovery geschieht. Das gefundene Wissen kann auch abgelegt und überschaubar gespeichert werden, wofür unser Modul Keeeb Collections geeignet ist. Mit diesen Werkzeugen strukturieren Sie Ihr Wissensmanagement effektiv, denn es werden auch für Sie wichtige Inhalte aus all Ihren Systemen durchforstet. Dazu gehören sogar E-Mails, die bei einem überfüllten Posteingang für viel Unübersichtlichkeit sorgen.

Eine bessere Übersicht über Ihre Wissensbestände und Informationen führt zu einer Unternehmenskultur mit mehr Qualität. Zufriedene Angestellte beeinflussen in einem Kreislauf Ihre Käufer und davon profitiert Ihr gesamtes Unternehmen. Kontaktieren Sie uns gerne für eine Beratung für leichter zugängliches Wissen in Ihrem Betrieb.

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