Machen Sie mit ihren alten Papierunterlagen kurzen Prozess und lassen Sie diese in einem Softwareprogramm digitalisieren. So verläuft dann auch das Onboarding-Programm schneller und effektiver. Wenn neue Angestellte vor der Tür stehen, können diese sofort mittels digitalisierter Onboardings mit ihren Tätigkeiten starten, was allen Beteiligten bei ihrer Arbeit wertvolle Zeit spart. Bevor weitere Teammitglieder mit an Bord steigen, sollten Wissensbestände ordentlich strukturiert und archiviert werden. Dies klappt am besten mit unserer Cloud-Lösung, die das Auffinden von digitalen Inhalten per einmaligem Klick einfach und effektiv macht.

Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag mehr darüber, was einen Onboarding-Prozess kennzeichnet und wie lange die unterschiedlichen Phasen dieses Prozesses verlaufen. Welche Onboarding-Dokumente können in welchen Zeiträumen eingesetzt werden?

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Was kennzeichnet einen Onboarding-Prozess?

Beim Onboarding (,,taking on Board”) wird ein neuer Mitarbeiter ,,mit an Bord geholt”. Das Unternehmen lässt sich mit einem fahrenden Schiff vergleichen, auf dem das Personal- bzw. Talentmanagement nach neuen Mitarbeitern Ausschau hält. Das Ziel der Vorgesetzten sind Personen, die mit ihrer fachlichen Kompetenz einen Mehrwert für das eigene Unternehmen bieten. Dadurch wird wichtiges Erfahrungswissen (implizites Wissen) eingeschleust, das mit den richtigen Wissensmanagement Methoden zu explizitem Wissen transformiert werden kann. So entsteht langfristig mehr Unternehmenswissen, welches einen wertvollen Wissensschatz wachsen lässt.

Onboarding-Dokumente sind wie Schatzkarten, mit denen Angestellte sich schnell am Arbeitsplatz zurechtfinden können. Selbst nachdem ältere Mitarbeiter das ,,Schiff” verlassen haben und implizites Unternehmenswissen verloren geht, steht den neuen Angestellten durch unsere Wissensplattform der gesamte Wissensbestand der Firma zur Verfügung.

Wie lange dauert die Integration in die Firma? Der dreiteilige Zyklus

Innerhalb des Onboarding-Prozesses lassen sich das Potenzial und die Kompetenzen eines neuen Mitarbeiters erproben. Je strukturierter und automatisierter dieser Vorgang verläuft, desto wahrscheinlicher ist es, dass der neue Angestellte auch die Probezeit übersteht. Dieser Zeitraum wird in drei Zeitabschnitte unterteilt.

1. Preboarding (1. Tag)

Die erste Phase beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet am ersten Arbeitstag. Es ist eine Kennenlernphase, in der ein Onboardee in bestehende Arbeitsabläufe eingewiesen wird und sich einen Überblick über das Unternehmen verschafft. Dieser profitiert von den vorhandenen Wissensbeständen, wenn diese durch eine Cloud-Lösung wie unsere leicht zugänglich sind und archiviert, gesammelt und strukturiert werden. Durch die Funktion ,,Smarte Sammlung” können relevante Inhalte von der Wissensplattform neuen Nutzern intuitiv und leicht zugänglich gemacht werden. Zum Inhalt – in Form eines Onboarding-Dokuments – gehören unter anderem:

  • Einarbeitungsplan
  • Bekanntmachung
  • Jobbeschreibung
  • Terminübersicht
  • Diagramm

Durch ein Organigramm wird zum Beispiel die Struktur der Firma visuell dargestellt. Mithilfe unserer automatischen Texterkennung (OCR) sind auch Inhalte aus relevanten Infografiken direkt abrufbar. Für die Buchhaltung können Informationen zur Krankenversicherung und Bankverbindung über unsere Software bereitgestellt werden. Dies optimiert firmeninterne Abläufe und sorgt in der Digitalisierung der Arbeitswelt für einen ersten positiven Eindruck seitens des Unternehmens. Ein zusätzliches Begrüßungsgeschenk rundet die Kennenlernphase ab, damit der Onboardee mit voller Motivation in der zweiten Phase weiter arbeitet.

2. Orientierungsphase (1. Tag bis 3. Monat)

Vom ersten Arbeitstag bis ca. drei Monate danach findet die Orientierungsphase statt. Dabei geht es um die fachliche und soziale Integration des Angestellten. Für diesen bietet sich ein Mentor bzw. Ansprechpartner an, der ihn zum Beispiel beim digitalen Arbeiten per Live-Konferenz, Videochat, Meeting und Co. begleitet. Eine Führung durch die eigenen Büroräume wird mit digitalen Hilfsmitteln möglich und bietet die Chance auf Home-Office.

Unsere Plattform befindet sich an zentraler Stelle und ermöglicht Teammitgliedern die weltweite Vernetzung. Zu jedem Zeitpunkt kann auf folgende Dokumente Zugriff erlangt werden, die Onboardees in den ersten drei Monaten weiter ins eigene Boot holen:

  • Ein Fragebogen zu gemachten Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen
  • Wöchentliches Feedback in visueller und textlicher Form
  • Erreichte Ziele festhalten (kleine Meilensteine usw.)
  • Eine Vorausblick für zukünftige Aufgaben
  • Erwartungen

In den ersten drei Monaten werden erste interne Kontakte geknüpft und Arbeitsabläufe organisiert. Effizientes Arbeiten ist nur dann möglich, wenn ein Entwicklungsplan für die nächsten Monate erstellt wird, der das Kündigungsrisiko auf der Arbeitnehmer- und -geberseite senkt. Solch ein Plan lässt sich innerhalb des eigenen Dokumenten Managements sicher auf unserem Server ablegen, zu dem nur Sie Zugriff haben.

3. Integrationsphase (3. bis 24 Monat)

Wenn sich Angestellte nach drei Monaten in Unternehmensabläufe integrieren, entstehen bezüglich Zukunftsaussichten offene Fragen. Deshalb sind unter anderem Fort- und Weiterbildungen eine wichtige Option für Onboardees. Bestandene Zertifikate und Auszeichnungen lassen sich ebenfalls wie Diagramme mit Textinhalt auf unserer Plattform ablegen, damit das Team Transparenz hat, wer über welche Fähigkeiten verfügt. So lässt sich in der Firma die Produktivität steigern, wenn Arbeitnehmer entsprechend ihrer Kompetenzen eingesetzt werden. Dies bietet für diese Möglichkeiten zum Aufstieg in ihrer Karriere. So werden zum Beispiel die Tätigkeiten des früheren Mentors übernommen, damit zukünftige Onboardees ins Unternehmen eingeführt werden können.

Tipp: Falls es bis zum Ende der dritten Phase zu einer Kündigung gekommen ist, können die Gründe für diese anonymisiert unter die Lupe genommen werden. Die Verbesserungsvorschläge lassen sich dann in weiterentwickelten Einarbeitungsplänen verarbeiten, um zukünftige Onboardees besser zu unterstützen. Dies trägt auch zu einer entspannten Unternehmenskultur bei und macht die zukünftige Einarbeitung attraktiver.

Mit Keeeb den Onboarding Prozess beschleunigen

Im Digitalzeitalter beschleunigt digitales Onboarding die Integration in die eigene Firma. Ob Home-Office, Remote oder Büroarbeit – ein digitaler Zugriff auf das Unternehmenswissen wird orts- und zeitunabhängig mit Keeeb möglich. Mitarbeiter werden durch digitalisierte Wissensbestände zeitlich flexibler und können sich branchenübergreifend in allen Berufen zügig einarbeiten. Je schneller dieser Vorgang verläuft, desto größer wird der Wettbewerbsvorteil für den Arbeitgeber auf dem Markt, da die Mitarbeiter für hochwertige Arbeitsergebnisse motivierter sind.

Archiviertes, strukturiertes und explizites Wissen verschafft den Vorteil, dass neue Arbeitskollegen auch nach Jahren vollständigen Zugriff auf dieses haben. Dadurch wird der Integrationsprozess langfristig beschleunigt, wenn Arbeitskollegen auf das Erfahrungswissen der anderen zugreifen können. Dies wird kontinuierlich auf der Plattform von Keeeb abgelegt, damit ein größerer Wissensbestand entsteht.

Bestreiten Sie mit uns den Weg in den digitalen Wandel. Integrieren Sie Ihre Angestellten und unterstützen Sie diese durch die Cloud-Lösung von Keeeb, welche mit Integrationen wie Microsoft One Drive, Salesforce, Slack und Co. kompatibel ist. Bei uns finden Sie das technische Know-how, welches Sie für die Transformation Ihres Unternehmenswissens benötigen.

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