In meinen Jahren als Unternehmensberater gab es unzählige lange Tage bzw. sehr kurze Nächte und trotz der stetig wachsenden Erfahrung und Routine blieb nach Versand der finalen Präsentation immer diese leichte Ungewissheit, ob das wirklich das bestmögliche Ergebnis war, das wir unserem Kunden liefern konnten.

Ich schreibe „wir“, denn trotz aller Konkurrenz innerhalb von Beratungshäusern ist die Beratung ein Team-Sport und der einzelne Berater* nur so gut wie der Pool an fachlicher Expertise und vielfältiger Erfahrung brillanter Kollegen, auf die der Berater Zugriff besitzt.

Keines meiner Modelle und keine Präsentation hätte ohne die hilfreiche Zuarbeit und konstruktive Kritik von Kollegen ihr späteres Niveau erreicht und es freute mich zu sehen, wie von mir entwickelte Inhalte auf anderen Projekten verwendet und weiter ausgebaut wurden.

Eine Gewissheit gab es aber, nämlich dass ich in den meisten Fällen deutlich einfacher und schneller ans Ziel hätte gelangen können, wenn ich z.B. direkt Zugriff auf diese ganz neue britische Studie gehabt hätte oder nicht erst zwei Wochen nach Projekt-Ende gelernt hätte, dass ein Kollege aus Zürich über die Erfahrung und Ergebnisse zweier vergleichbarer Projekte verfügt.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Wenn es nicht aus dem Projekt-Team kommt, dann ist es oft Zufall

Beratungen stecken großen Aufwand in die Förderung des Austauschs von Wissen und Erfahrung zwischen den Projekten. Lunch-Sessions mit Projektvorstellungen, Wissens-Portale und Ergebnis-Datenbanken schön und gut, aber das meiste Wissen auf dem Projekt kommt vom Projekt-Team und seinen vorherigen Erfahrungen und seinen persönlichen Netzwerken, in denen gerne auch aktiv nach aktuellen Erfahrungen oder Informationen, z.B. Benchmark-Daten, gefragt wird.

Wissen aus einer vorher unbekannten Quelle oder Experten-Input eines Kollegen, den man vorher gar nicht mit dem Thema in Verbindung gebracht hat, basieren häufig auf einem glücklichen Zufall, z.B. einem informellen Gespräch in der Kaffeeküche oder dass Informationen über das laufende Projekt über fünf Ecken einen hilfreichen Kollegen aus einem ganz anderen Team erreichen.

Hat man kein Glück oder verfügt (noch) nicht über ein ausreichend großes und weit verzweigtes persönliches Netzwerk, dann verpasst man bereits erprobte Frameworks, fertige Markt-Analysen, „Killer“-Slides, usw. und verbringt die Nacht damit das Rad neu zu erfinden, anstatt echten Mehrwert für den Kunden zu generieren.

Zu viele Informationen für ein Netzwerk und den Zufall

Persönliche Netzwerke und der Zufall haben es heutzutage deutlich schwerer, denn die Menge an neuen Informationen wächst exponentiell und mit der fortschreitenden Digitalisierung entstehen neue Geschäftsmodelle schneller als man passende Experten für sein persönliches Netzwerk „rekrutieren“ könnte. Zusätzlich reduziert die verstärkte virtuelle Zusammenarbeit die Wahrscheinlichkeit für den zufälligen Austausch von Informationen zwischen Projekten und Teams.

War es früher mehr die Herausforderung von Berufseinsteigern, dass sie aufgrund des fehlenden persönlichen Netzwerks noch keinen Überblick über die in ihrer Beratung vorhandene Expertise und Erfahrung, sowieso die aktuellen Themen bei Kunden verfügten, so stehen heute auch die Partner und Mentoren, die Neueinsteigern anfangs mit ihrem eigenen Netzwerk aushelfen verstärkt vor der Herausforderung den Überblick über die internen Fertigkeiten und externen Trends zu behalten. Die gestiegene Komplexität und Schnelllebigkeit und das immense Informationsüberangebot macht es für den Einzelnen immer schwieriger den Überblick zu behalten und die wirklich relevanten Daten aus der Informationsflut herauszufiltern.

Zusätzlich ist unsere Arbeitswelt durch die verstärkte virtuelle Zusammenarbeit kleiner geworden, denn ohne gemeinsame Mittagspausen oder zufällige Begegnungen in der Kaffeeküche verpassen wir nicht nur jede Menge Small Talk und Anekdoten, sondern auch die Nebensätze mit Informationen aus anderen Teams und Projekten, die uns später ggf. sehr hilfreich sind.

Und wenn die Projekt-Teams selbst aufgrund der aktuellen Kontaktbeschränkungen nur virtuell zusammenarbeiten, dann findet auch innerhalb der Teams nur eine eingeschränkte Kommunikation statt. Denn man beschränkt sich in den regelmäßige Team- oder Status-Calls auf den Austausch wesentlicher Informationen, die aber nur ein unvollständiges Bild der Situation liefern und augenscheinlich unwesentliche Details weglassen, die einem anderen Team-Mitglied bei seinen Aufgaben hätten helfen können.  

Mit Technologie im Schwarm die Informationsflut bewältigen

Persönliche Netzwerke innerhalb von Unternehmensberatungen repräsentieren die kollektive Intelligenz einer Gruppe von Beratern, die als Schwarmintelligenz dem einzelnen Berater dazu verhilft seine Kunden mit einer Bandbreite und Qualität an Wissen und Erfahrung zu beraten, die er selbst nicht bereitstellen könnte. Um den gestiegen Markt-Anforderungen gerecht zu werden sollten wir den Schwarm vergrößern, so dass er idealerweise die gesamte Firma umfasst und jeder auf die kollektive Intelligenz und Erfahrung aller Berater zugreifen kann.

In einem großen Schwarm an Beratern werden neue Informationen aus den verschiedenen Themengebieten dezentral durch einzelne Berater vorverarbeitet und dem Schwarm gemeinsam mit der persönlichen Expertise und Erfahrung dieser Berater zu Verfügung gestellt. Das klingt zu schön, um wahr zu sein und scheitert in der Realität meistens daran, dass es extrem aufwendig ist einen so großen Schwarm manuell aufzubauen und am Laufen zuhalten. Zusätzlich muss noch sichergestellt werden, dass hilfreiche Informationen und Expertise aus allen Bereichen des Schwarms jeweils beim dem Berater ankommen, der diese aktuell auf seinem Projekt benötigt.

Innovative Technologie kann bei diesen Herausforderungen helfen. Sie gibt dem einzelnen Berater Zugriff auf die kollektive Expertise des Beratungshauses, in dem der Berater mit einer Suche Dokumente und Experten aus allen Teams und verschiedenen Systemen (GoogleDrive,MS Teams, E-Mails, SharePoint, Confluence, Salesforce, Slack, …) angezeigt bekommt. Ferner unterstützt sie bei der Vermittlung von Wissen innerhalb des Schwarms, d.h. der einzelne Berater bekommt nur diejenigen Suche-Ergebnisse angezeigt, die für sein aktuelle Projekt relevant sind.

Das alleine reicht aber noch nicht aus und so sollte die Technologie auch weitere Mechanismen bereitstellen, die hilfreiches Schwarmwissen besser zugänglich macht, in dem es z.B. direkt in bestehende Workflows und Tools integriert wird. Des Weiteren muss die verwendete Technologie eine möglichst geringe Hürde für das Erfassen von Informationen darstellen und den Beratern sehr einfache und effiziente Möglichkeiten für die Ablage und Verarbeitung von Wissen bieten, denn wer viel beschäftigt ist, hat auch keine Zeit komplizierte und aufwendige Wissensdatenbanken zu füttern, sondern wird dies nur erledigen, wenn es dafür nur wenige Klicks bedarf.

Es gibt immer Neues zu lernen, aber selten die Zeit dafür

Eine weitere Herausforderung für das Zeitmanagement eines Beraters ist es, dass man in diesem Job immer wieder schnell „smart enough“ für ein neues Projekt werden muss, d.h. sich in kurzer Zeit die Eigenheiten eines neuen Markts, eine neue Technologie oder die Vorgehensweise einer Art Projekts, auf der man zum ersten Mal eingesetzt wird, aneignen muss, um das Projekt-Team möglichst vom ersten Tag an gut unterstützen und sinnvolle Gespräche mit Kunden führen zu können. Aber auch während eines Projekts und selbst in der Zeit zwischen zwei Projekten gibt es immer wieder Neues zu lernen, aber selten ausreichend Zeit dafür.  

Präsenz-Trainingskurse von externen Anbietern sind für Berater schwierig, weil es für die benötigten Themen tlw. noch gar keine Kurse gibt, weil es je nach Projekt sehr schwierig ist sich einen Tag oder gar mehrere Tage im Vorfeld für ein Training zu blocken oder schlichtweg, weil man zum Zeitpunkt der Anmeldung noch gar nicht weiß, an welchem Ort man sich zum Zeitpunkt des Trainings befinden wird. So ist es nicht verwunderlich, dass in der Beratung viele Trainings „on the fly“ und „on the job“ stattfinden, d.h. zwischendurch in kleinen Einheiten und bedarfsgerecht genau dann, wenn man das neue Wissen auch einsetzen muss.

Innovative Technologie kann auch hier unterstützen, in dem hilfreiche Trainings-Dokumente, „Cheat-Sheets" und kurze Videos in Suchergebnisse integriert werden und es so dem Berater ermöglichen „just in time“ ein kurzes Training durchzuführen, dass es ihm ermöglicht die soeben gefundenen Dokumente besser zu verarbeiten. Ferner kann man es Projekten einfach machen eigene „Micro-Trainings“ zu erstellen und auch außerhalb des Teams zu teilen, so dass mehr Berater von relevanten und erprobten Trainings-Inhalten profitieren können. Zusätzlich zu gut anwendbaren Trainings-Inhalten von Beratern für Berater erhält man mit diesen Inhalten auch Zugang zu internen Experten für das Thema, die man um ihre Meinung bitten kann oder die einen auf hilfreiches weiterführendes Material verweisen können.

Fazit

Lassen sich Beratungen von innovativer Technologie beim Zugriff auf die in ihren Häusern vorhandene Schwarmintelligenz und deren besseren Nutzung bzw. Vermittlung helfen, gewinnen alle Berater viel mehr Zeit fürs Wesentliche, nämlich die bestmögliche Beratung ihrer Kunden.

 

Mit der Keeeb Technologie profitiert jeder Berater bei jedem Projekt von allen relevanten Inhalten und der Expertise aller Kollegen und meistert so auch die herausforderndsten Projekte problemlos.

Wenn Sie das Thema interessiert, melden Sie sich gerne zum kostenlose Keeeb Praxis-Webinar„Mehr Zeit für die Beratung“ am 11. März um 15:00 Uhr an, in dem wir den Einsatz von Keeeb in der Unternehmensberatung kurz vorstellen und live demonstrieren.

 

*) Ich verwende aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulin, dabei gelten sämtliche Personenbezeichnungen selbstverständlich gleichermaßen für alle Geschlechter.

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