Die fortschreitende Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaft und unseres Alltags eröffnen uns vielfältige neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit, stellen Unternehmen und Mitarbeiter aber gleichzeitig vor große Herausforderungen, wie diese neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit auch effizient genutzt werden können und wie verhindert werden kann, dass Mitarbeiter zusätzlich mit einer Flut an Tools, Daten und Informationen belastet werden.

Entscheider mittlerer und großer Firmen haben längst erkannt, dass eine bessere Unterstützung der Digitalen Zusammenarbeit neue „Collaboration Tools“ benötigt und sehen einen starken Bedarf bei der effektiven Team-Kommunikation, der Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden, Lieferanten und Experten, sowie beim schnellen Finden von relevanten Informationen und Experten [HBR2016].

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Digitale Tools vorhanden, Zusammenarbeit profitiert nur bedingt

Durch die globale Pandemie forciert investierten Unternehmen in 2020 weltweit massiv in die Einführung digitaler Tools und so ist es nicht verwunderlich, dass ein Großteil aus einer rein technischen Sicht gut aufgestellt ist. So beobachten z.B. 86% der Befragten einer aktuellen Studie zur Wissensarbeit im Digitalen Wandel [Hays2020] eine deutliche Veränderung der Technologie ihres Arbeitsumfelds im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und 64% sehen ihr Unternehmen dadurch mindestens gut gerüstet für die virtuelle Zusammenarbeit.

Allerdings beobachten gleichzeitig 56% der Befragten keine Veränderung bzw. sogar eine Verschlechterung im Miteinander in den Teams und bezogen auf die Zusammenarbeit verschiedener Teams oder Abteilungen steigt dieser Wert sogar auf bemerkenswerte 60% an.

Dies ist ein Indiz dafür, dass das Vorhandensein geeigneter digitaler Technologie nur einen Pfeiler einer effizienten digitalen Zusammenarbeit darstellen kann und als Einzelmaßnahme nicht dazu geeignet ist zusätzliche digitale Effizienz zu schaffen oder die Zusammenarbeit im Unternehmen grundlegend zu verbessern.

Diese Erkenntnis stützt auch die 5. Deutsche Social Collaboration Studie der TU Darmstadt. In der Studie zeigt sich, dass der Effizienz-Gewinn maßgeblich vom Social-Collaboration-Reifegrad des Unternehmens abhängt, d.h. unter anderem davon wie sinnvoll digitale Tools in bestehende Arbeitsprozesse integriert sind, und dass Mitarbeiter bei einem höheren Reifegrad um fast 40% effizienter sind als die von Unternehmen mit einem niedrigen Reifegrad [TUDA2020].

Herausforderungen einer effizienten digitalen Zusammenarbeit

Eine wesentliche Voraussetzung für eine effiziente digitale Zusammenarbeit ist, dass die implementierten digitalen Tools später von einem Großteil der Mitarbeiter regelmäßig genutzt werden.

Dies stellt eine große Herausforderung dar, insb. wenn digitale Tools die Arbeit und Prozesse nur bedingt unterstützen, ggf. nur von einzelnen Bereichen oder Teams genutzt werden, für Mitarbeiter zu kompliziert in der Einrichtung und Nutzung sind und sie ohne wesentlichen Einbezug der Mitarbeiter
(= ausreichendes Change-Management) eingeführt wurden.

Neben der Auswahl passender digitaler Tools ist es darum mindestens genauso wichtig organisatorische Grundlagen für die Digitale Zusammenarbeit zu schaffen. Das bedeutet u.a., dass bestimmte Prozesse neu gestaltet und Mitarbeiteranforderungen bei der Auswahl und Anpassung von Tools berücksichtigt werden müssen. Zusätzlich hilft es klare Spielregeln für die Digitale Zusammenarbeit zu definieren und die Vorteile und Erfolge der neuen Art der Zusammenarbeit regelmäßig im Unternehmen zu kommunizieren. So fühlen sich Mitarbeiter nicht nur als Teil einer neuen technischen Infrastruktur, sondern werden animiert die neuen technischen Möglichkeiten zu nutzen, um zusätzliche Synergien und Innovationen zu generieren.

Empfehlungen für eine effiziente digitale Zusammenarbeit

Es gibt drei Punkten, die Ihnen dabei helfen können, die Effizienz der digitalen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen weitere zu steigern:

1. Erhöhen Sie die Nutzung digitaler Tools durch die Integration in Arbeitsabläufe

2. Vergessen Sie nicht, dass Menschen mit Menschen zusammenarbeiten

3. Schaffen Sie Möglichkeiten für digitale Zusammenarbeit


Erhöhen Sie die Nutzung digitaler Tools durch die Integration in Arbeitsabläufe

Wie bereits festgestellt, erfordert eine effiziente digitale Zusammenarbeit passende digitale Tools in einem dazugehörigen organisatorischen Umfeld.
Sie können die Nutzung und Wirksamkeit digitaler Tools weiter steigern, indem Sie die Tools in bestehende Arbeitsabläufe integrieren bzw. Tools auswählen die weiterhin „traditionellere“ Arten der Zusammenarbeit erlauben.

Ein Beispiel dafür ist ein Experten-Verzeichnis, das sich vollständig in das bestehende Firmen-Adressbuch integriert und Mitarbeitern in der gleichen Maske erlaubt nach der Büro-Nummer eines Kollegen oder nach einem Experten für Verfahrenstechnik zu suchen. Ein weiteres Beispiel ist, dass Microsoft Teams weiterhin die Option bietet Kollegen anzurufen, obwohl nach einer gewissen Eingewöhnung viele Mitarbeiter bevorzugt die Möglichkeit von 1:1-Chats, Gruppenchats und Video-Konferenzen nutzen werden.


Vergessen Sie nicht, dass Menschen mit Menschen zusammenarbeiten

Über die Auswahl und Einführung digitaler Tools zur Zusammenarbeit darf man die menschliche Komponente der Zusammenarbeit nicht vernachlässigen: Menschen arbeiten viel besser und effizienter zusammen, wenn gegenseitiges Vertrauen, Wertschätzung und auch eine Vorstellung über die Erfahrungen und Fertigkeiten des Gegenübers besteht – sprich, je besser ich meine Kollegen kennen, desto eher bin bereit ihnen zu helfen oder wende mich an sie, um von ihrer Erfahrung und Expertise zu profitieren.

Diese bedeutet insb. bei (neuen) virtuellen Teams eine erhebliche Investition in Aktivitäten zur Team-Bildung die über regelmäßige Teams-Calls oder Status-Runden hinausgehen sollten. Wenn Vor-Ort-Treffen (aus aktuellen Gründen oder grundsätzlich) nicht möglich sind, kann man auch virtuell kreativ werden und z.B. zu Frühstücks-/ Mittags- oder After-Work-Runden (bei entsprechender geografischer Verteilung evtl. auch alles gleichzeitig) einladen oder anderen informellen Möglichkeiten zum sozialen Austausch abseits des Arbeits-Alltags schaffen. Und auch bestehende lokale Teams benötige regelmäßig solche Zusammenkünfte für den Erhalt eines produktiven und offenen Team-Klimas.


Schaffen Sie Möglichkeiten für digitale Zusammenarbeit

Obwohl ich z.B. in Microsoft Teams theoretisch jeden Experten im Unternehmen per Chat erreichen kann ist es unwahrscheinlich, dass ich spontan eine Kollaboration mit einem Kollegen in Mexico Stadt, Bangalore oder im Büro in Bonn-Poppelsdorf eingehen werde, denn Mitarbeiter bevorzugen für die Zusammenarbeit immer ihr bestehendes Netzwerk aus Kollegen, die sie bereits kennen und mit denen sie bereits gemeinsam erfolgreich waren.

Daran ist grundsätzlich nichts auszusetzen - ganz im Gegenteil - und wenn digitale Tools dabei helfen bisher unbekannte Expertise und Experten am eigenen Standort zu entdecken ist das bereits ein beachtlicher Erfolg. Ist aber davon auszugehen, dass sich weitere Synergien und Effizienz durch die Zusammenarbeit über Team-, Organisations- und Landesgrenzen hinweg heben lassen, dann müssen diese auch aktiv gefördert werden.

Dies kann manuell erfolgen in dem Manager gezielt Mitarbeiter verschiedener Teams in gemeinsamen Projekten zusammenführen undwird durch eine effiziente interne Kommunikation aller Aktivitäten im gesamten Unternehmen unterstützt. Am besten lässt sich dies durch den Einsatz digitaler Tools erreichen, wenn diese automatisch mehr Transparenz bzgl. der global verfügbaren Fertigkeiten und Erfahrungen schaffen und Mitarbeiter pro-aktiv auf mögliche Kollaborations-Partner im Unternehmen hinweisen.
Am Beispiel: Entdecke ich bei der internen Recherche zu einem neuen Projekt die Ergebnisse eines vergelichbaren Projekts, das von Kollegen eines anderen Teams durchgeführt wurde, dann besitze ich nicht nur erprobte Inhalte als Grundlage für mein Projekt, sondern zusätzklich Zugriff auf interne Experten, die ihrer Erfahrung zu meinem Projekt beisteuern können.

Berücksichtigen Sie diese drei Punkte und haben Sie die passenden digitalen Tools unter Einbezug der Mitarbeiter eingeführt, dann sollte einer effizienten digitalen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen nichts mehr im Wege stehen.

Keeeb unterstützt die effiziente digitale Zusammenarbeit in Unternehmen, in dem es den einfachen und effizienten Austausch von Wissen unter Mitarbeitern ermöglicht und allen Mitarbeitern Zugriff auf die gesamte Erfahrung und Expertise im Unternehmen gibt.  
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Referenzen

[Hays2020] Dr. Andreas Stiehler, Frank Schabel, Wissensarbeit im Digitalen Wandel - zwischen Selbstverwirklichung und Selbstausbeutung, eine empirische Studie der Hays AG, Mannheim, 2020

[HBR2016] Harvard Business Review Analytic Services: Why today’s Digital Teams need a new class of Collaboration Tools and Solutions, 2016, https://hbr.org/sponsored/2016/09/why-todays-digital-teams-need-a-new-class-of-collaboration-tools-and-solutions (zuletzt abgerufen am 04.02.2021)

[TUDA2020] Deutsche Social Collaboration Studie 2020 des Fachgebiets Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt unter der Leitung von Prof. Dr. Peter Buxmann mit Unterstützung durch Campana & Schott GmbH

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