Arbeitseffizienz ist in der Arbeitswelt ein wichtiger Faktor, durch den sich der Erfolg eines Unternehmens bestimmen lässt. Angestellte können ihre Produktivität steigern, indem sie über die richtigen Bedingungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügen. Wenn Firmenchefs auf die Bedürfnisse ihrer Angestellten achten und Ressourcen zur effektiven Nutzung bereitstellen, können diese ihre Tätigkeit effektiv ausführen. Dies zahlt sich dann langfristig auf das wirtschaftliche Wachstum der eigenen Firma aus.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie mit welchen Ratschlägen bessere Arbeitsergebnisse im Berufsalltag erzielt werden. Was bedeutet überhaupt effizientes Arbeiten und was können Sie in der Praxis tun, um diese Vorschläge umzusetzen?

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Was bedeutet es effizient zu arbeiten?

Eine Tätigkeit wird dann wirkungsvoll ausgeführt, wenn ein qualitativ hochwertiges Ergebnis durch den geringstmöglichen Arbeitsaufwand erreicht wird. So entsteht der Vorteil, dass eine große Zeitersparnis die Folge ist und die Zeitplanung reibungsloser verläuft. In kürzeren Zeiträumen kommen Ergebnisse zustande, die erstklassige Qualität aufweisen. Klasse statt Masse lautet in diesem Kontext die Devise, die unter der Konkurrenz einen Wettbewerbsvorteil verspricht. Sind Ihre Mitarbeiter wirkungsvoll und leisten Arbeitsergebnisse in Spitzenqualität, hat dies auch einen positiven Einfluss auf Ihre Kunden, die von einem hervorragenden Kundenerlebnis begeistert sein werden. Dadurch wächst die Chance weitere Kunden anzuziehen und das wirtschaftliche Wachstum zu fördern.

Wie können Sie auf dem Arbeitsplatz wirkungsvollere Ergebnisse erzielen?

Verschiedene Arbeitszeitmodelle sind jeweils mit anderen äußeren Rahmenbedingungen am Arbeitsort verknüpft, die sich auf die Arbeitsweise auswirken. Ob Home-Office, im Büro oder unterwegs – es gibt Strategien, die unabhängig von einem bestimmten Modell überall funktionieren und zum gewünschten Ziel führen. Dazu tragen besonders digitale Lösungen und moderne Technologien wie die von Keeeb bei, damit Arbeitsprozesse mehr und mehr automatisierbar werden.

Digitale Prozesse nehmen den Angestellten zeitaufwendige Routineaufgaben ab, wodurch diese mehr Spielraum für andere Tätigkeiten zur Verfügung haben. Mit den folgenden Tipps erhalten Sie einen Rundumblick über Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag im Positiven beeinflussen.

Den roten Faden aufzeigen und einhalten

Ein klarer Leitfaden und eine rote Linie, an denen sich Arbeitsprozesse erkennen lassen, helfen den Angestellten Schritt für Schritt bei der Ausführung ihrer Tätigkeiten. Durch Richtungsvorgaben wird die innere Logik eines Prozesses besser dargestellt. Zur Visualisierung dienen zum Beispiel Kanban-Boards in digitaler Form, die alte Tafeln oder Karten ablösen. Ein oder mehrere Ziele vor Augen geben die richtige Richtung an.

Ordnung und Struktur schaffen

Chaos im Arbeitsbereich führt zu einem immensen Zeitverlust. Die Reizüberflutung produziert mehr Stress und durch eine fehlende Struktur verschwimmen die Grenzen des Überschaubaren. Dadurch können auch wichtige Arbeitsziele verloren gehen, worunter die Qualität der Ergebnisse leidet.

Zeitmanagement berücksichtigen

Das Management über die Zeit knüpft eng an den Begriff Selbstmanagement an, denn man plant sich die Zeit selbst ein, in der die zu erfüllenden Tätigkeiten bewältigt werden. Zeiterfassungs-Tools können optimal dabei helfen die eigene Zeitplanung zu erstellen und einen Überblick über vollbrachte Leistungen zu schaffen. Nach dem Eisenhower-Prinzip werden Prioritäten gesetzt, damit ersichtlich wird, welche dringenden Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Kanban-Boards helfen bei der Zeitplanung optimal und motivieren Angestellte ihre Aufgabenliste abzuarbeiten.

Workflows statt Multitasking

Workflows sind festgelegte Arbeitsschritte, die in einer genauen Reihenfolge nacheinander stattfinden. Sie sind logisch, zeitlich und inhaltlich aufeinander abgestimmt und ermöglichen eine hohe Konzentration, damit aus einer Aufgabe ein hochwertiges Ergebnis produziert werden kann. So entstehen schnellere Durchlaufzeiten und Wartezeiten werden verkürzt. Dies ist besonders bei Routineaufgaben sinnvoll, wodurch ein höherer Automatisierungsgrad der Arbeitsprozesse erreicht wird.

Menschen können sich nur auf ein bis zwei komplexere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren, weshalb es das Multitasking im eigentlichen Sinn nicht gibt. Eine Studie von Reynol Juncto von der Harvard University und Shelia R. Cotton von der University of Alabama at Birmingham legt einen signifikanten Nachteil des Multitaskings dar. Im Jahr 2011 haben sie herausgefunden, dass die Gedächtnisleistung der Harvard Studenten bei Multitasking-Tätigkeiten auf den Stand von Achtjährigen fiel. Dies führt zu einer bedeutenden Senkung der Effektivität von Arbeitsergebnissen.

Ablenkungen verhindern

Der psychologische Sägeblatt-Effekt sorgt dafür, dass der Geist nach einer Ablenkung mindestens 5 Minuten Wiederanlaufzeit benötigt, um produktiv weiterarbeiten zu können. Jede Unterbrechung wird zu einem Störfaktor, wenn es um einen produktiven Arbeitsflow geht. Reduzieren Sie folgende Störungen, um Ihre Tätigkeiten stressfrei zu erledigen:

  • Aktivitäten in Social-Media und am Handy
  • Telefongespräche
  • E-Mails
  • Nebenbeschäftigungen
  • Kollegen, die laut sind oder sich unterhalten wollen

Jede Unterbrechung bedeutet auch einen Energieverlust, wodurch neue Energie aufgebracht werden muss, um wieder in den Flow zu kommen. Der Flow beschreibt im Deutschen ein Gefühl des Fließens ohne außerordentliche Anstrengung.

Eine Auszeit nehmen

Bewusste Auszeiten unterscheiden sich von störenden Unterbrechungen! Durch Meditationen, Entspannungsübungen und sportliche Betätigungen erholen sich Körper und Geist, damit die Energiereserven wieder aufgefüllt werden. Besonders in stressigen Situationen sollte eine Auszeit zum festen Bestandteil des Berufsalltag werden.

Eine Cloud-Lösung

Mit einer Cloud lässt sich orts- und zeitunabhängig ein Zugriff auf Daten im Unternehmen herstellen. Dabei ist es wichtig schnell und einfach an relevante Informationen zu kommen, um diese sofort nutzen zu können. Mithilfe der Keeeb Technologie bieten wir eine Wissensplattform an, die zum Beispiel mit Amazon AWS und Microsoft Azure kompatibel ist. Dadurch lässt sich eine Menge Zeit bei der Beschaffung wichtiger Daten sparen. Diese werden unter anderem auf der Plattform erfasst, aufbewahrt, strukturiert und zur Nutzung bereitgestellt. Dies hat folgende Vorteile, damit qualitative Ergebnisse erzielt werden:

  • Optimierte und schnellere Suche in allen Datenquellen Ihrer genutzten Suchmaschine
  • Beste Suchergebnisse werden sofort angezeigt
  • Personalisierte Suchergebnisse auf der Grundlage Ihrer Suchanfragen
  • Keine unübersichtliche Datenflut mehr
  • Die keeeb-Suche lässt sich einfach in vorhandene Tools integrieren, damit die Suche sofort starten kann

Keeeb nutzen und wirkungsvolle Ergebnisse ermöglichen

Von überall ist es rund um die Uhr notwendig, dass Angestellte und Chefs auf gemeinsame Daten zugreifen können, damit ein Wissenspool entsteht und funktionieren kann. Dieser garantiert langfristig eine größere Zeiteffizienz bei der Bearbeitung von Rechercheaufgaben. Ein schneller und strukturierter Zugang zu explizitem Wissen vergrößert den Wissensbestand in der Firma und macht die Recherche zu einem wirkungsvollen Erlebnis.

Um im Digitalzeitalter stets auf dem Sprung zu sein, müssen digitale Technologien und Arbeitsbedingungen für Angestellte intuitiv und schnell einsetzbar sein. Dabei spielen unter anderem Struktur, Zeitplanung, Workflows und Pausen eine wichtige Rolle.

Die Technologie von Keeeb bietet eine hervorragende Möglichkeit, um unkompliziert als Erweiterung genutzt zu werden. Diese passt optimal zu Ihren vorhandenen Tools und Systemen. Dadurch lässt sich Unternehmenswissen sofort bei Ihnen nutzbar einsetzen und weiter speichern. Machen Sie sich vom Expertenwissen aus den Köpfen ihrer Angestellten unabhängig und speichern sie es digital ab, damit zukünftige Mitarbeiter auf einen vorhandenen Wissensschatz zurückgreifen können!

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