Das Büro aus Papierstapeln von gestern wird immer mehr durch die digitale Arbeit von morgen abgelöst. Schon jetzt beträgt das Beschäftigungswachstum der Digitalisierung zwischen den Jahren 2016 und 2021 laut Angaben des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung aus dem Jahr 2018 1,8 Prozent. Wegen Veränderungen in der Berufswelt werden klassische Hierarchieformen durch moderne Strukturen, die digitaler sind, ersetzt. Dies wirkt sich sowohl auf die Berufsfelder als auch auf die Arbeitszeitmodelle des jeweiligen Berufs aus. Homeoffice und mobile Arbeit, Vertrauensarbeitszeit und flexiblere Arbeitszeiten sind einige der Trends der Zukunft, die in einer digitalisierten Arbeitswelt zu Vor- und Nachteilen führen.

Damit die Abläufe innerhalb eines Unternehmens digital reibungslos funktionieren, wollen wir Sie darüber informieren wie Sie die Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz steigern. Hierzu bietet Keeeb drei Tipps an, mit denen der Weg zum effizienten Arbeiten geebnet wird.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Welche digitalen Anwendungen im Internet erleichtern die Zusammenarbeit im Betrieb?

In Zeiten, in denen Menschen von zu Hause aus ihrem Beruf nachgehen, wird ein effizientes Vorgehen im Netz immer wichtiger. Im Grunde ist jeder Tipp im folgenden für eine gemeinsame Tätigkeit im Internet unerlässlich.

Tipp 1: Cloud Computing

Die Nutzung einer Datenwolke stellt eine bestimmte Größe eines Speicherplatzes bereit und ermöglicht das Outsourcen von Soft- und Hardware. Über die Datenwolke sind mehrere Rechner von Mitarbeitern miteinander verbunden, wobei dies der klassischen Projektarbeit im Team direkt vor Ort am nächsten kommt. Anbieter sind unter anderem die folgenden:

  • Amazon Web Services: Der marktführende Cloudanbieter ermöglicht vor allem eine flexible Gestaltung seiner Ressourcen. Server-Instanzen können bei Mehrbedarf durch die Nutzer auf unkomplizierte Weise einfach nach oben skaliert werden.
  • Microsoft Azure: Azures Funktionen lassen sich mit fast allen lokalen Rechenzentren verbinden und der Anbieter setzt auf Windows und Linux Systeme. Es wird wie AWS (Amazon Web Services) global genutzt und gehört zu den größten Marktführern.
  • Dropbox: In diesem Speichersystem werden vor allem Bilder und Videos abgelegt. Das System bietet eine automatische Datensicherung und kann auch offline genutzt werden, sodass keine Arbeitszeit bei Internetausfällen und anderen technischen Schwierigkeiten verschwendet wird. Das System speichert auch in diesem Fall den Arbeitsfortschritt weiter.
  • GoogleDrive: Beim Anbieter zur Speicherung von Daten ist gleichzeitig das E-Mail-Netzwerk Gmail eingebunden, wodurch Dateien leichter per Mail verschickt werden können.

Die Nutzung eines Cloudanbieters ermöglicht einen unkomplizierten, orts- und zeitunabhängigen Austausch von Dateien auf globaler Ebene. Dies steigert die Produktivität und Effizienz jedes Unternehmens, das weltweit agiert.

Die Keeeb Wissens-Plattform ist mit jedem Cloudanbieter kompatibel und kann auch auf unserem Cloud-System gehostet werden. Im Gegensatz zu den großen Anbietern, legen wir durch den Datenschutz einen besonderen Fokus auf Ihre Privatsphäre. So ist das Wissen der Kunden voneinander unabhängig in unserem System gespeichert.

Tipp 2: Passwort-Manager

Für das schnellere Einloggen in passwortgeschützte Programme, Plattformen, Tools, E-Mail Accounts und Netzwerken wie Facebook, Twitter und Co., empfiehlt sich für die bessere Überschaubarkeit und Zeiteffizienz ein Passwortmanager. Dieser hat den weiteren Vorteil, dass die gespeicherten Passwörter der einzelnen Webseiten durch die einmalige Eingabe des Masterpassworts automatisch in den entsprechenden Login-Feldern ausgefüllt werden. Dafür werden die Passwörter in einer Datenwolke oder auf der Festplatte gespeichert. Einige Passwort-Manager sind zum Beispiel 1Password, Securesafe, Ascendo, Dashlane, RoboForm, Nordpass und Sticky Password.

Tipp 3: Personal Kanban

Die Idee für mehr Produktivität und Fokus funktioniert nicht nur in klassischen Arbeitszeitmodellen, sondern auch im modernen Digitalzeitalter. Die Verbesserung des Zeitmanagements in Teams wurde 2007 durch David Anderson in der Software-Entwicklung realisiert. Mithilfe von speziellen Tools können die Nutzer die Strukturierung der eigenen Aufgaben im Team oder einzeln online vornehmen. Dabei wird die genaue Größe einer Aufgabe gewählt und die Fortschritte angezeigt. Dies sorgt für mehr Motivation und Fokus auf die nächste Aufgabe. Der Leitsatz lautet: Mehr strukturierte Workflows als Multitasking und Überforderung. Es werden alle Tasks und Prioritäten visualisiert und für die Nutzer transparent gemacht. Zu den bekanntesten Kanban Boards gehören unter anderem Asana, Jira, MeisterTask, Monday, Stackfield, Trello und Wrike, mit denen Termine sorgfältig geplant werden können.

Digitales Arbeiten: Welche Vor- & Nachteile ergeben sich?

Die Einzelarbeit vor dem Computer-Bildschirm bietet zugleich Möglichkeiten und Herausforderungen. Zu den Vorteilen gehören unter anderem:

  • Flexible Arbeitszeiten
  • Selbständigkeit und Eigenverantwortung
  • Wegfallender Arbeitsweg
  • Ruhige Atmosphäre
  • Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens

Die Vorteile können gleichzeitig zu Nachteilen werden, wenn sich zum Beispiel eine geforderte Eigenschaft einer Person nicht mit den Ansprüchen eines flexiblen Arbeitszeitmodells deckt:

  • Mangelnde Selbständigkeit und Eigenverantwortung führt zu Unproduktivität
  • Nur physische Teamarbeit direkt vor Ort motiviert den Arbeiter zu mehr Leistung
  • Isolation und der Verlust des Überblicks
  • Beruf- und Privatleben werden vermischt

Gut durchstrukturierte Kanban Boards, an die man sich orientiert, können hier helfen, damit ein Arbeiter zum Beispiel nicht den Überblick über seine Aufgaben verliert und entweder zuwenig oder zuviel arbeitet.

Arbeitsschutz im Internet und digitale Kompetenz

Effizienz im Job kann nur gewährleistet sein, wenn nicht die Gesundheit der Mitarbeiter gefährdet wird. Durch die Vermischung von Privat- und Arbeitsleben im eigenen Heim besteht die Gefahr der Überforderung, da die Freizeit des Arbeiters belastet wird. Deshalb muss die Digitalkompetenz des Einzelnen, des Teams und der Führung verstärkt werden. Zu dieser Kompetenz gehören die folgenden Punkte:

  • Verantwortungsbewusstsein
  • Aufgaben filtern und selektieren können
  • Sich nicht übermotivieren und zu viele Aufgaben erledigen
  • Stressresistent bei Fluten an Informationen sein
  • Eine Fort- oder Weiterbildung wird selbständig im Netz durchgeführt

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sieht in der Einhaltung des Arbeitsschutzes ein komplexes und dynamisches Geschehen, das im Digitalzeitalter immer schwieriger umzusetzen wird. Deshalb stellt die Kompetenz im Netz um die digitalisierten Prozesse und Tools im eigenen Unternehmen die höchste Form dar, die eine Person erwirbt, um sich im vernetzten Betrieb zurechtzufinden.

Coaching für mehr Effizienz

Für die Anwendung von Digitalkompetenz bedarf es bestimmter Eigenschaften, um sich an Veränderungen anzupassen. Dazu gehören das Denken in Netzwerken, Anpassungsbereitschaft und Empathiefähigkeit mit dem Kunden auf Plattformen im Internet. So wie in der Digitalwelt Updates stattfinden, muss sich auch der Anwender ,,updaten” und auf dem neuesten Stand sein. Heutzutage hat sich sogar die Berufsbezeichnung des Digital-Coach etabliert, der Einzelpersonen, Teams und Führungspersonen in ihren Digitalkompetenzen weiterhilft.

Wir von Keeeb stellen Ihnen eine Cloud-Lösung zur Verfügung, die ein kostenintensives Coaching überflüssig macht. Mit unseren Technologien lässt sich Unternehmenswissen für das Team im Betrieb noch einfacher finden, gliedern, verwalten, sharen und nutzen. Externes und internes Wissen kann zum Beispiel durch Keeeb Collections verwaltet und gesammelt werden. Aus Keeeb Collections ist auch eine schnelle und effiziente Suche aus dem Discovery Tool möglich. Mit nur einem Klick können Ergebnisse aus dem Web durch unsere Browser Erweiterung schnell gefunden und übersichtlich abgelegt werden. Von diversen Geräten ist der Zugriff auf Dateien und Fotos möglich.

Die Keeeb Technologie kann als Erweiterung zu Ihren bestehenden Tools und Systemen genutzt werden, um Wissen direkt in Ihren internen Plattformen nutzbar zu machen. Dies ist eine optimale Ergänzung, um keine Zeit zu verlieren und sofort effizient zu starten und den Berufsalltag maßgeblich zu erleichtern.

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