Auch nach der Pandemie sieht sich der deutsche Mittelstand mit großen Herausforderungen wie einem steigenden Fachkräftemangel und einem großen Bedarf an Digitalkompetenzen konfrontiert. Die Effizienz bestehender Teams mittels einer verbesserten Transparenz und eines stärkeren Austauschs von Wissen zu erhöhen ist ein erster Schritt, aber der digitale Wissenstransfer bietet zusätzlich die Möglichkeit Kompetenzen für zukünftiges Geschäft intern aufzubauen, da noch nicht erfasste Expertise und Erfahrung digitalisiert und besser zugänglich gemacht werden.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Steigender Fachkräftemangel und Bedarf an Digitalkompetenzen im Mittelstand

Der Ende April veröffentlichte Mittelstandskompass der großen deutschen Steuerberatungsgruppe ETL in Kooperation mit dem Institut der deutschen Wirtschaft (IW) in Köln zeigt, dass sich Deutschlands Mittelstand nach der Pandemie mit zentralen Herausforderungen wie die Ausbildung und Rekrutierung von Fachkräften, die Entwicklung digitaler Produktions- und Geschäftsmodelle sowie mit den Risiken und Chancen durch den Klimaschutz konfrontiert sieht [ETL2021].

So ist es noch kritischer zu sehen, dass laut KfW Analyse [KFW 2021] der Umfang an Weiterbildungs-Maßnahmen in der Corona-Krise massiv eingebrochen ist (38% des Mittelstands reduzierten Weiterbildungen, die Hälfte davon auf null), während gleichzeitig der Bedarf an Digitalkompetenzen im Mittelstand steigt - 46% der Unternehmen gaben hier einen mittleren oder großen Bedarf an.

Zusätzlich sieht sich der Mittelstand verstärkt mit dem demographischen Wandel konfrontiert - laut Bundesinstitut für Bevölkerungsforschung erreichen in den nächsten beiden Jahrzehnten über 20 Millionen Menschen das Ruhestandsalter während im selben Zeitraum nur etwa 14 Millionen Menschen das erwerbsfähige Alter erreichen werden [BIB2019]. Dies erhöht den Druck bei der Rekrutierung von Fachkräften und steigert die Notwendigkeit das langjährige Erfahrungswissen der Mitarbeiter zu erfassen, bevor diese das Unternehmen verlassen.

Der vorherrschende Fachkräftemangel wird die nächsten Jahre nicht nur bestehen bleiben, sondern sich noch weiter verstärken und mittelständischen Unternehmen wird es bei der Suche nach neuen Mitarbeitern immer schwerer Fallen sich gegen große und namenhafte Unternehmen durchzusetzen, die dank ihre Bekanntheit und eines vielfachen an Ressourcen den Markt bei der Rekrutierung gut ausgebildeter Absolventen weiter dominieren werden.

Personalverantwortliche im Mittelstand müssen sich daher darauf einstellen mit der „bestehenden Mannschaft“ mehr leisten zu müssen und neue Fertigkeiten und Kompetenzen nicht primär durch Neueinstellungen abzudecken, sondern verstärkt vorhandene Teams dabei unterstützen sich kontinuierlich weiterzubilden, damit diese auch die veränderten Anforderungsprofile erfüllen.

Effizientere Teams durch einen verbesserten Wissenstransfer - auch virtuell

In einer immer stärker Informations-getriebenen Wirtschaft mit einer stetig wachsenden Datenflut bietet ein effizienter Umgang mit der wertvollen Ressource Wissen einen großen Hebel die Effizienz vorhandener Teams und des gesamten Unternehmens zu steigern. Denn trotz des durchgängigen Einsatzes moderner Software-Pakete und der Einführung vielfältiger Kommunikations-Kanäle verwenden viele Mitarbeiter weiterhin viel Zeit auf die Suche nach relevantem Wissen oder erfinden das Rad immer wieder neu.

In vielen Unternehmen arbeiten unterschiedliche Abteilungen an ähnlichen oder gar den gleichen Themen und könnten voneinander profitieren, aber erfahren meist nur zufällig vom Projekt des anderen Teams, genauso wie es nicht selten vorkommt, dass Mitarbeiter erst nach Abschluss eines Projektes erfahren, dass es dazu bereits Vorarbeiten innerhalb der Firma gab, die den Projektverlauf beschleunigen und das Projektergebnis verbessern hätten können.

Die pandemiebedingte virtuelle Zusammenarbeit verstärkt diese Herausforderung noch weiter, denn alleine im HomeOffice, ohne informelle Kommunikations-Möglichkeiten wie z.B. Kaffeeküche, Kantine oder Betriebs-Veranstaltungen, bekomme ich noch weniger mit woran die Kollegen außerhalb meines Teams und meines persönlichen Netzwerkes aktuell arbeiten.

Digitale Tools, welche die Transparenz über die in der Firma vorhandenen Ergebnisse und Erfahrungen erhöhen und es Mitarbeitern einfach machen Inhalte und Erkenntnisse mit ihren Kollegen zu teilen, reduzieren den Aufwand für die Suche und unnötige Doppelarbeit und geben Teams so mehr produktive Arbeitszeit und Freiraum für neue Aufgaben und Ideen, die echten Mehrwert schaffen.

Da diese Tools von Natur aus nicht an einen festen Arbeitsort oder Abteilung gebunden sind funktioniert der Austausch auch aus dem HomeOffice heraus oder wenn Teams über mehrere Standorte verstreut oder als Projekt-Team aus verschiedenen Abteilungen zusammengekommen sind.

Wissen während der Arbeit digital erfassen und allen Kollegen zur Verfügung stellen

Das mehr Transparenz über vorhandenes Wissen und ein verbesserter Austausch von Wissen innerhalb der Firma wichtige Erfolgsfaktoren darstellen ist allgemein bekannt und so ist es nicht verwunderlich, dass man in größeren Unternehmen mindestens eine Art Wissensmanagement- oder Kollaborations-Tool vorfindet.

Je größer das Unternehmen und je höher der Vorteil, den man dort durch relevantes Wissen erreichen kann, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass man nicht nur ein einzelnes oder eine Handvoll von Systemen antrifft, sondern gleich einer Vielzahl an Tools und Datenbanken begegnet, die jeweils für verschiedene Arten von Wissen, bestimmte Aufgaben oder bestimmte Nutzer-Gruppen implementiert wurden.

Eine traurige Gemeinsamkeit dieser Systeme ist, dass nur sehr wenige von ihnen durchgängig von allen Mitarbeitern des Unternehmens angenommen wurden, sondern es meist nur relativ kleinen Gruppe an Kollegen sind, die diese intensiv für ihren eigenen Bereich nutzen. Viele „große“ zentrale Wissens-Systeme kranken zusätzlich daran, dass ein Großteil ihrer Inhalte veraltet und darum nur von geringem Nutzen für die Mitarbeiter ist, weshalb sich diese das benötigte Wissen auf alternativen Wegen beschaffen, z.B. direkt von Kollegen oder aus dem Web.

Die Gründe hierfür sind vielfältig, aber ein immer wiederkehrendes Thema ist, dass die Systeme aus Sicht vieler Mitarbeiter „zu kompliziert“ und „zu aufwendig“ in Nutzung seien. Muss internes Wissen aufwendig katalogisiert, verschlagwortet und mit zahlreichen Pflichtfeldern in einem komplexen Prozess erfasst werden oder muss ich für die Erfassung meine Arbeit unterbrechen und ein wenig ansprechendes Tool starten, das womöglich noch eine separate Anmeldung erfordert, dann sinkt die Bereitschaft der Mitarbeiter neues Wissen zu erfassen oder bestehendes Wissen aktuell zu halten.

Aus diesem Grund sind eine möglichst einfache und intuitive Nutzung des Systems und seine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsschritte und Arbeitsweisen zwei westliche Faktoren für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung eines jeden Tools zum digitalen Wissensmanagement.

Dadurch dass die Hemmschwelle für den Tool-Einsatz für alle Mitarbeiter möglichst niedrig gehalten wird und es ihnen innerhalb Ihrer regulären Arbeitsschritte möglichst einfach gemacht wird Wissen digital zu erfassen, wird eine regelmäßige und durchgängig Nutzung erreicht und die Menge an erfasstem Wissen erhöht.

Das vom Einzelnen digital erfasste Wissen mag noch nicht umfassend oder perfekt strukturiert sein, aber es ist besser, als wenn es gar nicht erfasst worden wäre und es ermöglicht allen Kollegen auf diesem Wissen aufzubauen und es weiter zu ergänzen und zu verfeinern. So entstehenden iterativ und basierend auf der kollektiven Expertise unterschiedlicher Kollegen hochwertige Inhalte, die einen echten Wettbewerbsvorteil bringen.

Ein weiteres Argument für eine lebendige Entwicklung von digitalem Wissen durch vielfältige Gruppen an Mitarbeitern ist, dass es sich beim Wissenstransfer nicht um eine einseitige Kommunikation handelt, bei der ein Sender Wissen an einen oder mehrere Empfänger sendet, sondern dass dieser Prozess mehr einem Dialog entspricht, in dem das Wissen durch Inhalte, Geschichten, Kontext, Fragen, Antworten und Diskussionen vermittelt wird.

Denn neben dem Faktenwissen, das sich relativ einfach in einem Dokument erfassen lässt, sind Implizites- und Erfahrungswissen wesentlich für die Expertise erfahrener Mitarbeiter verantwortlich und diese Art von Wissen wird in der aktiven Zusammenarbeit von Mitarbeitern weitergegeben.

Wird also Wissen in einem iterativen Prozess gemeinsam mit einem erfahrenen Mitarbeiter digital erfasst, landet ein Teil des impliziten Wissens explizit im digitalen Wissensbaustein und ein weiterer Teil davon wird durch die Zusammenarbeit an die beteiligten Mitarbeiter übertragen.

Kompetenzen für agile, digitale und globale Geschäfte intern aufbauen

Neben dem „kompletten“ Wissenstransfer eines das Unternehmen verlassenden Mitarbeiters ist es in der modernen und sich immer schneller veränderten Wirtschaft immer wieder erforderlich sich neue Fähigkeiten anzueignen und mit Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen in agilen Projekten zusammenzuarbeiten und neue Produkte oder Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Wird das System zum digitalen Wissensmanagement regelmäßig durch einen Großteil der Belegschaft genutzt und ist es direkt in die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter eingebunden, erhalten diese bedarfsgerecht Zugriff auf relevantes Wissen für ihre nächste Aufgabe, können sich mit Hilfe von Inhalten ihrer Kollegen selbst weiterbilden, finden erprobte Beispiel für die Anwendung des Wissens und identifizieren einfach Kollegen mit Erfahrung in für sie neuen Bereichen, die sie als Sparing-Partner oder Mentor bei der weiteren Vertiefung des Wissens oder mit ihrem nächsten Projekt unterstützen können.

Projekte und Initiativen profitieren von einer gemeinsamen Plattform für die Zusammenarbeit, vom Zugriff auf Expertise aus der gesamten Firma - auch aus entfernten Bereichen oder von raren Experten, und vom Erfahrungsschatz anderer Abteilungen. Insbesondere neue digitale Geschäftsmodelle basieren häufig auf der Vernetzung verschiedener Fachbereiche und nutzen gerne die Expertise externer Partner, um bestehende Lücken zu füllen, darum hilft es hier zusätzlich eine gute Transparenz über die im Unternehmen bestehenden Fertigkeiten zu erreichen, um externe Partner gezielt und nur dort, wo sie wirklich benötigt werden, einzusetzen.

Das Unternehmen profitiert von einer gestärkten Innovationskraft, einer agileren Belegschaft und davon, dass exzellente Ergebnisse aller Abteilungen und Projekte dem gesamten Unternehmen zugutekommen. Die Investition in die kontinuierliche Weiterbildung der eigenen Fachkräfte, ermöglicht diese regelmäßig mit neuen, spannenden Aufgaben zu betrauen und sie so langfristig im Unternehmen zu halten. Ein effizienter digitaler Wissenstransfer ist damit ein wesentlicher Baustein für die Zukunftsfähig von Unternehmen und kann dem Mittelstand dabei helfen die bestehenden großen Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

Keeeb bietet eine einfach und schnell zu implementierende technische Plattform mit deren Hilfe Sie relevantes Wissen schnell und einfach finden, neues Wissen komfortable digital erfassen und direkt mit Ihren Kollegen teilen können.

Im kostenlosen Praxis-Webinar am 17. Juni 2021 zeigen wir Ihnen wie sich der digitale Wissenstransfer mit Keeeb in wenigen Wochen realisieren lässt.

Melden Sie sich jetzt für das kostenlose Praxis-Webinar an.

Quellen:

[ETL2021] ETL Mittelstands Kompass Ausgabe 2021

https://www.etl.de/zeigepdf/presse/Pressemappe_Mittelstandskompass

(zuletzt abgerufen am 1. Mai 2021)

[KFW2021] Fokus Volkswirtschaft Nr. 329, April 2021

https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2021/Fokus-Nr.-329-April-2021-Weiterbildung-Corona.pdf

(zuletzt abgerufen am 1. Mai 2021)

[BIB2019] BIB-ANALYSE Alterung und Arbeitsmarkt, September 2019

https://www.bib.bund.de/DE/Aktuelles/2019/2019-09-26-BiB-Policy-Brief-Analyse-Alterung-und-Arbeitsmarkt.html

(zuletzt abgerufen am 1. Mai 2021)

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