Das Genie beherrscht das Chaos! Doch was, wenn die Arbeitskollegen über das eigene Chaos stolpern und in ihrer Arbeit behindert werden? Zwar können kreative Individualisten ohne genaue Planung durch ausgezeichnete Leistungen aus der Menge hervorstechen, doch wird wertvolles Unternehmenswissen langfristig durch Teamarbeit angehäuft. Damit ein wertvoller Wissensschatz entsteht, sollte man sich mit Papierkram nicht zu schnell verzetteln. Im Zeitalter der Digitalität macht dies unsere Keeeb Technologie möglich, die relevante Informationen aus Datenfluten zu einem Wissenspool generiert. Aus diesem kann das gesamte Team schnell und einfach nach relevanten Inhalten greifen. Da begreift auch schnell der Individualist, dass sich digitale Teamarbeit wirkungsvoll auf das eigene effiziente Arbeiten ausübt.

Virtuelle Ablagesysteme schaffen auf den ersten Blick Ordnung und Struktur. Doch auf den zweiten Blick sorgen diese Systeme dafür, dass Arbeitnehmer ihre Produktivität steigern, was zu einem klaren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt führt. Eine Wissensplattform wie die von Keeeb kann hierbei die Digitalisierung bestehender Wissensbestände schnell vorantreiben.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was genau ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist und wie dieses funktioniert. Entdecken Sie auch mehr über Vorteile, die sich für Ihre Firma ergeben und wie vielfältig sich solch ein System einsetzen lässt.

Unser Team hat sich Gedanken dazu gemacht, wie man vernetzten Team dazu  verhelfen kann, Ihr wissen noch besser auszutauschen. In unserem E-Book zeigen  wir Ihnen wie keeeb dabei hilft die Datenflut unter Kontrolle zu bringen und  Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern!

Was ist ein Dokumenten-Management und welche Funktion hat dieses?

Mit einem Dokumentenmanagement in elektronischer Form lassen sich Dateien in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle aufbewahren, archivieren und verwalten. Dazu gehören digitalisierte Papierdokumente und Ordner. Diese werden beispielsweise in der Verwaltung von Ämtern oder Bibliotheken und in Firmen gepflegt.

DMS-Systeme sind moderne Mittel, um Unternehmenswissen sicher und effektiv wachsen zu lassen. Es gelten dabei gesetzliche Bestimmungen, nach denen die Software-Entwickler ihre Produkte ausrichten müssen, damit man von einer rechtssicheren Dokumentenspeicherung sprechen kann. Dies wird unter anderem durch die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme (Revisionssicherheit) bestimmt. Der Begriff geht auf den Unternehmensberater Ulrich Kampffmeyer zurück und regelt die rechtlichen Bestimmungen bezüglich aufbewahrungspflichtiger und -würdiger Daten in elektronischer Form.

Standardmäßig kennzeichnet sich ein DMS durch folgende Punkte aus:

  • Sicherheit und Zugriffsrechte
  • Speicherung und Erfassung
  • Teilen von Dateien
  • Integration in andere Systeme
  • Versionierung, durch die alle an einem einzelnen Dokument arbeiten und nicht mehrere Versionen entstehen

Die Keeeb Technologie bietet darüber hinaus schnelle Lösungen, durch die Daten nicht indexiert und migriert werden müssen. Die Suche kann sofort in einer einzigen Universalsuche beginnen, wobei interne und externe Quellen eines Unternehmens miteinander verbunden werden. Bei der gesamten Planung strukturierten Wissens wird auch Changemanagement möglich, denn Keeeb passt sich individuell an seine Benutzer an und findet auf intelligente Weise relevante Suchergebnisse.

Anwendungsmöglichkeiten eines DMS-Systems und betriebswirtschaftliche Vorteile

Für Büromitarbeiter kann sich eine Dokumentenmanagementsoftware am Arbeitsplatz als sehr hilfreich erweisen, um Routineaufgaben zu vermeiden. Damit die Arbeitnehmer leichter in den Flow finden, können folgende Bereiche mit moderner Technologie automatisiert werden:

  • Workflowmanagement
  • E-Mail-Management
  • Rechnungsbearbeitung
  • Business Collaboration/Teamarbeit

Dies bringt aber nicht nur den Arbeitnehmern, sondern auch den Arbeitgebern aus betriebswirtschaftlicher Sicht folgende Vorteile:

  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Hohe Sicherheitsstandards und Datenschutz
  • Protokollierung der Veränderungen an Dateien möglich
  • Optimale Lesbarkeit der Inhalte durch zeitlose Formate wie PDF
  • Gewährleistung gesetzlicher Archivierungsfristen bis zu 30 Jahren
  • Schnelles Auffinden in der Suchmaschine und Verschlagwortung möglich

Die Vorteile einer solchen Dokumentenmanagementsoftware machen sich auch abteilungsübergreifend im Personalwesen, Marketing und Vertrieb oder der Buchhaltung schnell bemerkbar.

1. Personalwesen

Die Automatisierung von Prozessen findet einfacher und schneller durch selbst erstellte Workflows statt. Dadurch werden zum Beispiel Personalien und Geschäftsunterlagen sofort abrufbar und Onboarding-Dokumente können für eine schnellere Eingliederung eines neuen Mitarbeiters sorgen. Dies spart sowohl den Leuten auf der Führungsebene eines Unternehmens als auch den Beschäftigten wertvolle Zeit. Nebenbei kann sich dies noch in positiven Referenzen bemerkbar machen, wenn zufriedene Mitarbeiter Ihre Firma weiterempfehlen.

2. Marketing und Vertrieb

Mithilfe eines Dokumentenmanagements werden Leads mit Formularen besser erfassbar. Ein Lead ist ein qualifizierter Kontakt, der Interesse für eine Firma oder ein Produkt hat und durch die Angaben seiner Adressdaten mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Kunden konvertieren könnte. Diese Formulare können digital im Team schneller weiterverschickt und sicher archiviert werden. Das geschieht mit der Keeeb Technologie durch sehr hohe Sicherheitsstandards, die volle Datensicherheit garantiert und nur ausgewählten Personen Nutzungsrechte erlaubt.

3. Buchhaltung und Finanz- & Rechnungswesen

Angestellte und Kunden können gleichermaßen von automatisierten Prozessen in der Buchhaltung profitieren, wenn zum Beispiel die nächste Rechnung in elektronischer Form verschickt wird. Der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf die eigene Gehaltsabrechnung oder den Rechnungsbetrag ermöglicht einen bequemen Zugang zu den Unterlagen. Durch die automatisierte Erstellung erreichen sie einen hohen Qualitätsstandard, denn menschliche Flüchtigkeitsfehler werden vermieden und zudem entlastet es die Angestellten. Das gilt auch für Rechnungen, die sich über längere Zeiträume erstrecken und die durch einen sofortigen Einblick in das DMS-System zurückverfolgt werden können.

Vorteile durch das Dokumenten Management für alle Keeeb-Nutzer

Wer im Büro mit der Zeit einen Haufen an Papierbergen, Akten und vollen Regalen anhäuft, versinkt im Chaos. Dadurch verringern sich dann die Chancen wettbewerbsfähig zu bleiben. Neben den abteilungsübergreifenden Anwendungsmöglichkeiten bringt ein System zur Ablage unzähliger Dokumente von Keeeb noch weitere Vorteile:

  • Weniger Kosten: Es werden keine Papiere, Schränke und Büroutensilien und -gegenstände benötigt. Da nicht mehr von derselben Datei Mehrfachablagen angefertigt werden müssen, spart dies auch vermehrte Speicherplatzkosten.
  • Zeitersparnis: Per Mausklick ist die Suche sofort erfolgreich, während sich andere Arbeitnehmer zwischen den Zeilen durch undurchschaubare Papierunterlagen kämpfen müssen. Mit Keeeb können Sie direkt in der ,,Super Suche” recherchieren und sofort alle Unterlagen finden.
  • Bessere Bestandsqualität: Der Inhalt eines Papiers ist so gut wie verloren, wenn es einmal verschwindet oder durch Wasser und Feuer beschädigt wird. Auch bei der Weiterreichung wichtiger Unterlagen an einen Geschäftspartner, macht ein verstaubtes oder knittriges Blatt Papier keinen guten Eindruck.
  • Keine aufwendigen Duplizierungen oder Wiederholungen nötig: Es müssen nicht mehrere Versionen einer Datei angefertigt werden, da diese an zentraler Stelle für jeden zur gleichen Zeit abrufbar ist. Unsere Keeeb Technologie funktioniert cloudbasiert und stellt den Nutzer uneingeschränkt wichtige Inhalte zur Verfügung.
  • Schnelle Integration: Für die sofortige Nutzung der Keeeb Software starten Sie einfach mit wenigen Klicken durch. Das System lässt sich in bereits vorhandene Cloud-Lösungen wie Azure und AWS integrieren und kann auch an allen Arbeitsorten über RESTful, API und SDK genutzt werden.

Einfacher und schneller mit Keeeb Dokumente und Inhalte managen

Durch veraltete technologische Systeme lassen sich im Dokumentenmanagement durch große Datenfluten nicht mehr so einfach wichtige Quellen von Datenmüll unterscheiden. Mit unserer modernen Keeeb Technologie vernetzen Sie sich jedoch auf natürliche Weise mit Ihren Arbeitskollegen und tauschen relevante und nützliche Informationen aus. Diese werden langfristig mittels unserer Cloud oder Ihrer eigenen archiviert, strukturiert und leicht abrufbar und zugänglich gemacht. So lassen sich auch besser Prozesse digitalisieren und automatisieren.

Bestreiten Sie mit uns gemeinsam den Weg im modernen Digitalzeitalter und strukturieren Sie Ihre Wissensbestände, um langfristig wertvolles Unternehmenswissen generieren zu können. Wir stehen Ihnen bei dieser Erfahrung gerne zur Seite und beantworten Fragen zum Produkt und anderen technologischen Trends. Schon bald vermehrt sich Ihr Erfahrungswissen zu expliziten und wertvollen Wissen in den eigenen Arbeitsräumen. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

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